Mail

Kontext ist das Mailprogramm im Browser und am Handy für den eigenen Mailserver Stalwart – gebaut für Teams mit gemeinsamen Postfächern. Mails kommen per JMAP-Push ohne Neuladen; Thunderbird, Outlook und die Mail-App am Handy verbinden sich weiter per IMAP und SMTP.

Im Team

• Gemeinsame Postfächer (info@, rechnung@) stehen bei jedem Mitglied in der Seitenleiste, mit voller Adresse wie das eigene – so heißen sie überall, auch in den Listen, bei Aufgaben, im Chat, im Kalender und in den Kontakten. Antworten gehen als info@ hinaus, mit dem Namen der Person, die geantwortet hat; die Liste zeigt, wer schon geantwortet hat („Jonas · 14:02“). Rechte je Person: kein Zugriff, nur lesen, lesen und senden. Mehr
• Alle Posteingänge in einer Liste: das eigene Postfach und die gemeinsamen zusammen.
• Kategorien wie „In Bearbeitung“, „Wartet auf Antwort“, „Erledigt“ – mehrere je Mail, eigene dazu, per Regel gesetzt. In info@ sieht sie das ganze Team: eine kleine Aufgabenliste.
• Besprechen statt weiterleiten: „Besprechen“ (b) bringt eine Mail als Karte in den Team-Chat; „Aufgabe“ (t) macht eine Aufgabe daraus.
• Textbausteine für Standardantworten, eigene und gemeinsame für info@. Beim Einfügen wird {Name} zum Namen des Empfängers ({Vorname} zu seinem Vornamen), {Datum} zum heutigen Datum und {Absender} zum eigenen Namen. Jedes andere Wort in geschweiften Klammern ist ein eigenes Feld, etwa {Auftragsnummer}: Kontext fragt in einem kleinen Fenster nach allen Feldern des Bausteins und setzt die Antworten ein; ein leer gelassenes Feld bleibt als {Feld} im Text stehen, damit es nicht vergessen wird.

Ordnen und finden

• Suche wie in Gmail über alle Ordner und Postfächer, mit Operatoren wie von:, an:, betreff:, hat:anhang, ist:ungelesen, kategorie:, in:info@, nach:/vor: (auch englisch: from:, has:attachment …) und Vorschlägen beim Tippen.
• Regeln („wenn Absender, Empfänger, Betreff oder Text … dann in Ordner, markieren, Kategorie setzen, weiterleiten, Aufgabe anlegen“) laufen auf dem Server beim Eingang, auch wenn Kontext zu ist; aus einer Mail heraus angelegt, auf Wunsch auch auf vorhandene Mails.
• Mailliste sortieren: das Symbol mit den zwei Pfeilen oben in der Liste (auch am Handy) – neueste oder älteste zuerst, ungelesene, markierte oder Mails mit Kategorie zuerst (in der Reihenfolge der Kategorien), nach Absender oder Betreff (A–Z) oder die größten zuerst. Innerhalb einer Gruppe stehen die neuesten oben. Die Wahl gilt für alle Ordner, „Alle Posteingänge“ und die Suche und bleibt auf dem Gerät gespeichert. In der Gesprächsansicht zählt das ganze Gespräch: hat eine seiner Mails eine Markierung oder ist ungelesen, steht es oben, gezeigt mit seiner neuesten Mail. Wiedervorlage (nach dem Zeitpunkt der Rückkehr) und „Geplant“ behalten ihre eigene Reihenfolge. Sortiert wird auf dem Server (JMAP Email/query, RFC 8621), auch beim Nachladen.

• Ordner und Unterordner, verschieben per Menü oder Ziehen, auch zwischen info@ und den eigenen Ordnern.
• .eml-Dateien importieren: einzelne Mails, die als Datei gesichert wurden (aus Thunderbird, Apple Mail oder Kontexts „Als Anhang weiterleiten“), mit dem Knopf rechts neben „Alle / Ungelesen“ in den geöffneten Ordner holen – auch mehrere auf einmal – oder auf die Liste oder einen Ordner in der Seitenleiste ziehen. Sie kommen gelesen an; als Eingangszeit gilt das Datum der Mail, sonst die Zeit des letzten Empfangs-Servers. Kontext sagt danach, wie viele angekommen sind und welche Dateien nicht, mit Grund. Nicht unterstützt sind Outlooks .msg (ein eigenes Binärformat, das Stalwart nicht als Mail liest) und .mbox (ein ganzes Postfach): ganze Postfächer kommen über den Umzug (Outlook als .pst) oder „Postfach verbinden“. In Entwürfe, Markiert und Wiedervorlage wird nicht importiert, in gemeinsame Postfächer nur mit dem Recht, Mails hinzuzufügen.

- Mehrere Mails auf einmal (Kästchen links an jeder Zeile, Strg-/Shift-Klick, x; am Handy lange drücken): archivieren, löschen, gelesen, Kategorie, verschieben, Aufgaben erstellen, als Anhang weiterleiten. - Am Handy wischen: eine Mail nach links wischen archiviert, nach rechts gelesen/ungelesen; je Richtung einstellbar (Am Handy). - Spam und Papierkorb leeren: oben in der Liste der beiden Ordner, nach einer Rückfrage mit der Zahl der Mails. Gelöscht ist dann gelöscht – Stalwarts Community-Edition hebt nichts auf. Eine Mail, die zugleich in einem anderen Ordner liegt, verlässt nur Spam bzw. Papierkorb. In gemeinsamen Postfächern nur, wer dort löschen darf.

• Unterhaltungen beim Lesen: frühere Mails und die Antworten seitdem, Zitate eingeklappt; gruppiert wie Gmail auf Wunsch.
• Wiedervorlage: eine Mail aus dem Weg bis morgen, Montag oder einem Zeitpunkt – dann ist sie wieder oben im Posteingang, ungelesen, auch bei geschlossener App. Auch für mehrere ausgewählte Mails auf einmal (der Wecker in der Leiste über der Auswahl), in „Alle Posteingänge“ über eigene und gemeinsame Postfächer hinweg; dort stehen die wieder vorgelegten Mails aller Posteingänge ebenfalls oben.

Schreiben

• Formatierter Text, Antworten mit Zitat, Anhänge, Empfänger-Vorschläge aus der Firma und den Kontakten, Signatur je Absenderadresse.
• Mehr Formatierung rechts in der Leiste: Schriftgröße (Klein, Normal, Groß, Sehr groß), Textfarbe, Hintergrundfarbe und Tabellen – einfügen, dann im Menü Zeilen und Spalten hinzufügen oder löschen, Kopfzeile an/aus. Alles geht als Inline-Stil hinaus, so sehen es Outlook, Gmail und Apple Mail wie geschrieben; im Textteil steht eine Tabellenzeile je Zeile, die Zellen mit Tabulator getrennt. Dieselbe Leiste haben die Signaturen.

- Bilder im Text: über „Bild einfügen“ in der Leiste, mit Einfügen aus der Zwischenablage (etwa ein Bildschirmfoto) oder durch Ziehen in den Text; Fotos (JPEG), PNG, GIF und WebP. An den Ecken lässt sich ein Bild größer oder kleiner ziehen, das Seitenverhältnis bleibt. Es geht als Inline-Bild hinaus (cid:, zusammen mit dem HTML in multipart/related), so zeigen es Outlook, Gmail und Apple Mail im Text statt als Anhang; ein Entwurf behält seine Bilder. Andere Dateien, auch SVG, kommen weiter als Anhang mit. Bilder im zitierten oder weitergeleiteten Original nimmt Kontext noch nicht mit.

- „Antwort an“ (Reply-To): neben „Cc / Bcc“ blendet „Antwort an“ ein weiteres Adressfeld ein, mit denselben Vorschlägen. Antworten auf die Mail gehen dann an diese Adressen statt an den Absender – etwa eine Mail von Jonas, auf die das Büro unter info@ antworten soll. Das Feld gilt für jeden Versand, auch verschlüsselt oder unterschrieben (dort steht es außen und in den geschützten Kopfzeilen), und bleibt im Entwurf erhalten. Eine Vorgabe je Absenderadresse steht unter Einstellungen → Signatur („Antwort an“, mehrere Adressen mit Komma); sie füllt das Feld bei jeder neuen Mail, Antwort und Weiterleitung von dieser Adresse (auch aus dem gemeinsamen Postfach heraus), und wer den Absender wechselt, bekommt dessen Vorgabe – außer, man hat das Feld selbst geändert.

Umgekehrt antwortet Kontext auf eine Mail mit „Antwort an“ an diese Adresse, nicht an den Absender (bei einer fremden Adresse mit der Warnung beim Lesen, siehe unten).

- „Anhang vergessen?“ Steht im eigenen Text oder im Betreff „Anhang“, „anbei“, „angehängt“, „beigefügt“, „attached“ …, aber nichts ist angehängt, fragt Kontext vor dem Senden nach: „Datei anhängen“ oder „Ohne Anhang senden“. Nur der eigene Text zählt: nicht das Zitat, nicht die weitergeleitete Mail, nicht die Signatur und nicht ein übernommener Betreff („AW: …“).

• Als Anhang weiterleiten: im Menü „Weitere Aktionen“ einer Mail, oder für mehrere gewählte Mails in der Leiste über der Liste. Das Original geht ganz und unverändert als Datei <Betreff>.eml (message/rfc822) mit – mit allen Kopfzeilen und Anhängen, etwa für den Steuerberater oder die IT, die die Kopfzeilen prüfen will. Mehrere Mails kommen als mehrere Dateien in eine neue Mail. Kontext nimmt dafür die Rohfassung, die Stalwart von jeder Mail hat (JMAP blobId), es wird nichts herunter- und wieder hochgeladen. Eine verschlüsselte Mail geht so weiter, wie sie kam: verschlüsselt, lesen kann sie nur, wer den Schlüssel hat.

• Hinweis „Extern“ (schaltet die Firmenverwaltung ein): Mails von außerhalb der Firma tragen in der Liste und beim Lesen die Marke „Extern“. Geht eine Mail an Empfänger außerhalb, fragt Kontext vor dem Senden einmal nach – „An externe Empfänger senden?“ mit diesen Adressen, „Zurück“ oder „Trotzdem senden“. Kommt vorher „Anhang vergessen?“, folgt diese Frage danach. Dasselbe gilt für Einladungen im Kalender, die neue Teilnehmer von außerhalb bekommen. Intern sind die eigenen Domains der Firma und die eingetragenen Partner-Domains, jeweils mit ihren Subdomains.

• Pflichtangaben: Hat die Firmenverwaltung sie eingetragen (Firmenverwaltung), stehen sie beim Schreiben grau unter dem Text – zu sehen, aber nicht änderbar. Kontext hängt sie erst beim Senden an, ganz unten (auch unter dem Zitat), im HTML- und im Textteil; Entwürfe enthalten sie nie, so stehen sie auch nach dem Öffnen eines Entwurfs oder nach „Rückgängig“ nicht doppelt da.

• Senden rückgängig (5 bis 30 Sekunden) und später senden („morgen 8 Uhr“) – der Server sendet, auch wenn der Rechner aus ist.
• Lesebestätigung anfordern; eine erbetene beantwortet man mit einem Klick, nie von selbst. Die gesendete Mail zeigt „Gelesen von …“, auch wenn das Programm des Empfängers die Bestätigung anders betitelt oder nur im Bericht auf die Mail verweist. Die Bestätigungen selbst legt Kontext still ab: gelesen ins Archiv, statt den Posteingang zu füllen – aber nur solche, die wirklich zu einer eigenen gesendeten Mail mit der Bitte gehören; alles andere bleibt im Posteingang.
• Zustellbestätigung anfordern (das Paket mit Häkchen in „Neue Mail“): Die empfangenden Server schicken einen Zustellbericht (DSN, RFC 3461) – der Nachweis, dass die Mail angenommen wurde, oder warum nicht. Anders als die Lesebestätigung hängt sie nicht vom Empfänger ab, sondern von seinem Mailserver; sie sagt nichts übers Lesen. Die gesendete Mail zeigt dann „Zugestellt an … · Zeit“ (oder „Nicht zugestellt“, „Verzögert“); der Bericht selbst liegt im Posteingang und zeigt oben, wen er betrifft, ob zugestellt, wann und – bei einem Fehler – die Begründung des Servers. Verschlüsselte und signierte Mails gehen ohne diese Anfrage.

Was Stalwart dabei tut und was nicht, steht unter Architektur → Zustellbestätigung. - Vertraulich senden und PGP/S/MIME: siehe Verschlüsselung. - Aus Dokumente anhängen, Anhänge in Dokumente ablegen: siehe Dokumente. - Am Handy stehen unter „Neue Mail“ nur Senden, später senden, Anhängen und Verwerfen in der Leiste; Lese- und Zustellbestätigung, Vertraulich senden, Unterschreiben und „Als Entwurf speichern“ liegen unter „Weitere Aktionen“ (die drei Punkte, farbig, sobald etwas davon an ist; in Warnfarbe, wenn „Vertraulich senden“ an ist, aber nicht geht – der Grund steht dann unter der Leiste).

Abwesenheit und Signaturen

• Abwesenheitsnotiz unter Einstellungen → Abwesenheit: „Abwesenheitsnotiz einschalten“, auf Wunsch mit Zeitraum („Ab“, „Bis“), Betreff und Nachricht. Wer einem schreibt, bekommt einmal diese Antwort. Sie kommt vom Mailserver, also auch, wenn Kontext und der Rechner aus sind, und sie verträgt sich mit eigenen Regeln.
• Für Kollegen (etwa bei Krankheit) trägt die Firmenverwaltung die Abwesenheit ein, mit einer Vertretung in der Antwort (Firmenverwaltung).
• Vertretung in einem Schritt unter Einstellungen → Vertretung: eine Kollegin wählen, „Lesen“ oder „Bearbeiten“, Postfach, Kalender und Kontakte ankreuzen, „Freigeben“. Sie findet das Postfach unter „Postfächer“ („Postfach von …“), Kalender und Kontakte unter „Geteilt mit mir“. „Lesen“ zeigt Mails, Termine und Kontakte und lässt Mails als gelesen markieren und kennzeichnen (Stalwart trennt das nicht); „Bearbeiten“ legt Mails auch ab, löscht sie und ändert Termine und Kontakte. In Ihrem Namen senden und Ordner anlegen kann die Vertretung nicht; später angelegte Ordner sind nicht dabei (einfach noch einmal freigeben). „Wer hat Zugriff“ zeigt jede Kollegin, die etwas davon lesen oder ändern darf, auch was einzeln über „Teilen“ freigegeben wurde. „Alles entziehen“ nimmt ihr all das auf einmal; nur dass sie wie alle sieht, wann man belegt ist, bleibt. Mehr

- Signatur unter Einstellungen → Signatur: für jede Adresse, von der man sendet (die eigene, info@ …), Absendername, die Vorgabe für „Antwort an“ und Signatur mit Formatierung. Eine neue Mail bekommt die Signatur der Absenderadresse, eine Antwort über dem Zitat. - Firmen-Signatur: Legt die Firmenverwaltung eine an und übernimmt sie für alle, ersetzt sie die Signaturen aller Mitarbeiter, auch selbst geänderte.

Sicherheit

• Warnung vor gefälschten Absendern: wenn der Absender nicht bestätigt ist, sich jemand von außen als die eigene Firma ausgibt oder Antworten an eine andere Adresse gehen (ein Muster bei Rechnungsbetrug); „Details anzeigen“ zeigt SPF, DKIM, DMARC und die Spam-Bewertung. Mehr
• Als Spam markieren (!) und „Kein Spam“ – der Filter lernt aus beidem.
• Bilder aus dem Internet laden erst auf Wunsch, oder sofort für Absender, denen man vertraut (auch alle Kontakte) – aber nur, wenn die Mail wirklich von ihnen kommt.
• Newsletter abbestellen mit einem Klick direkt an der Mail.
• Mails werden in einem abgeschotteten Rahmen ohne Skripte angezeigt.

Weitere Postfächer: Gmail, GMX, WEB.DE & Co.

Unter Einstellungen → Weitere Postfächer verbindet jede Person ihre anderen Adressen: Neue Mail kommt alle zwei Minuten in Kontext, gesendet wird als diese Adresse über den Server des Anbieters (damit SPF und DMARC stimmen), Antworten gehen von der Adresse, an die die Mail ging. Mehr

Anhänge, Drucken, Tastatur

• Vorschau von Fotos und der ersten PDF-Seite; ein Klick öffnet sie groß.
• winmail.dat: Ältere Outlook-Versionen packen ihre Anhänge in eine Datei „winmail.dat“ (TNEF). Kontext packt sie im Browser aus und zeigt die Dateien darin als normale Anhänge, mit Vorschau, Herunterladen und „In Dokumente“. Dafür lädt Kontext sie als Blobs ins Postfach hoch (Stalwart räumt nicht verwendete nach einer Weile weg). Eingebettete Outlook-Elemente bleiben draußen. Geht das nicht (eine Datei, die Kontext nicht lesen kann, ein Postfach nur zum Lesen), bleibt die winmail.dat selbst stehen.

- Drucken nur der Mail, sauber auf A4 (auch mit Strg+P). - Tastaturkürzel wie in Gmail; ? zeigt alle. - Neben der Mail (auf breiten Bildschirmen): wer schreibt, mit Firma, nächsten Terminen, letzten Mails und „Anrufen“.