Firmenverwaltung und Umzug

Unter Einstellungen → Firma verwaltet der Chef (oder die Büroleitung) die Firma selbst – ohne Stalwarts Admin-Oberfläche und ohne IT-Kenntnisse.

Mitarbeiter und Postfächer

• Mitarbeiter anlegen mit Startpasswort, Passwort und Anmeldung mit Code zurücksetzen, Zugang sperren (Mails kommen weiter an), weitere Adressen wie buchhaltung@.
• Gemeinsame Postfächer mit Rechten je Person: kein Zugriff, nur lesen, lesen und senden; eigene Regeln je Postfach.
• Abwesenheit für Kollegen (etwa bei Krankheit) mit Vertretung in der Antwort.
• Regeln für Mitarbeiter: am Eintrag der Person Regeln – etwa „Mails vom Lieferanten in den Ordner Bestellungen“ für eine neue Kollegin. Es sind dieselben Regeln wie unter Einstellungen → Regeln der Person: Sie sieht die vom Chef angelegten dort wie ihre eigenen und kann sie ändern oder löschen; umgekehrt sieht der Chef ihre eigenen. „Auch auf die Mails anwenden“ wirkt auf ihren Posteingang. Nur wer die Firmenverwaltung öffnen darf, kommt an die Regeln anderer.

• Firmen-Signatur für alle auf einmal, mit [Name] und [E-Mail] je Absender und [Telefon], [Mobil], [Position], [Abteilung]: die trägt jede Person einmal unter Einstellungen → Profil ein („Angaben für die Signatur“), und ihre Signatur ist sofort aktualisiert. Eine Zeile, deren Angabe fehlt, fällt weg – niemand hat „Mobil:“ ohne Nummer.

• Pflichtangaben unter Einstellungen → Firma → Pflichtangaben: was unter jeder geschäftlichen Mail stehen muss – Firma mit Rechtsform, Sitz, Registergericht und Handelsregisternummer, Geschäftsführer, USt-IdNr. (§ 35a GmbHG, § 37a HGB). Einmal eingetragen, setzt Kontext den Text beim Senden unter jede Mail aller Mitarbeiter, auch aus gemeinsamen Postfächern, verschlüsselt und signiert; anders als die Signatur kann ihn niemand weglassen oder ändern. Nur Text, Zeilenumbrüche bleiben; leer (so ist es zu Beginn) fügt Kontext nichts an. Wer mit einem anderen Mailprogramm über IMAP und SMTP sendet (etwa am Handy), bekommt ihn nicht: dort kann Kontext nichts anfügen.
• Austritt: Zugang sperren, Postfach einer Kollegin übergeben, neue Mails weiterleiten und automatisch antworten – gelöscht wird nichts.
• Verfügbarkeit im Kalender für alle einschalten.
• Team-Chat: Aufbewahrungsfrist; Telefonie: Fritzbox, wer klingelt, Mailbox, Öffnungszeiten (Telefonie).
• Externe Empfänger (Hinweis „Extern“, aus bis zum Einschalten): Mails von außerhalb tragen die Marke „Extern“, und vor dem Senden oder Einladen nach außen fragt Kontext einmal nach (Mail). Als intern gelten die eigenen Domains und die Partner-Domains, die hier eingetragen werden (eine je Zeile, etwa das Steuerbüro).
• Abmelden nach Inaktivität unter Einstellungen → Firma → Abmelden nach Inaktivität: für Rechner, die mehrere nutzen (Empfang, Anmeldung). Die Firmenverwaltung wählt eine Zeit – aus (so ist es zu Beginn), 15 oder 30 Minuten, 1, 4 oder 8 Stunden. Hat so lange niemand die Maus bewegt, geklickt oder getippt, fragt Kontext „Angemeldet bleiben?“ und zählt eine Minute herunter (bei kurzen Zeiten höchstens die Hälfte). Mausbewegen beantwortet die Frage nicht, nur „Angemeldet bleiben“ (oder Schließen). Ohne Antwort speichert Kontext angefangene Mails als Entwurf und meldet ab, zurück zur Anmeldung. Eine Eingabe in einem Tab zählt für alle Tabs im selben Browser, ein laufender Anruf ebenso; war der Browser länger zu, als die Zeit erlaubt, meldet Kontext beim nächsten Öffnen gleich ab. Wer nur in Dokumente schreibt, wird ebenfalls gefragt: Eingaben in deren eigenem Rahmen sieht Kontext nicht. Gilt für die Web-App; Mailprogramme über IMAP und Kalender-Apps über CalDAV bleiben angemeldet.

• Sicherheit prüfen: SPF, DMARC, MTA-STS, TLS-RPT, DANE und HTTPS der eigenen Domain (Verschlüsselung).
• Datensicherung: wohin gesichert wird, wie der letzte Lauf ausging, wie voll der Speicher ist, die Uhrzeit der nächtlichen Sicherung und „Jetzt sichern“, dazu das Protokoll. Dafür müssen auf dem Server die Units eingerichtet sein (Installation → Backups); sonst steht dort „Steuerung auf dem Server nicht eingerichtet“.

Umzug nach Kontext

Unter Einstellungen → Firma → Umzug holt der Chef die Daten eines Mitarbeiters aus dem alten System; ein Umzug lässt sich gefahrlos wiederholen, Doppeltes wird übersprungen.

Von	Wie	Was kommt mit
Gmail, GMX, WEB.DE, Telekom, IONOS, STRATO, eigener Server	IMAP mit (App-)Passwort, abgeglichen alle 15 Minuten bis zum Abschluss	Mails mit Ordnern bzw. Labels und Schlagworten
Microsoft 365	eine App im Microsoft-Konto der Firma (Graph)	Mails mit Ordnern und Outlook-Kategorien, Kontakte, Termine und Serien
Outlook (PST-Datei)	hochladen	Mails, Kontakte, Termine
Google-Export	vCard und iCalendar hochladen	Kontakte und Kalender

Wer seine alte Adresse dauerhaft behalten will, verbindet sie als weiteres Postfach.

Einrichtung: Installation → Firmenverwaltung einschalten und Umzug. Technik: Architektur → Firmenverwaltung und Umzug.