Team-Chat und Videocalls

Der Chat gehört zu Kontext, nicht zu einem weiteren Dienst: dieselbe Anmeldung, dieselben Leute, dieselben Postfächer. Statt eine Kundenmail intern weiterzuleiten, bespricht man sie im Kanal von info@ – wer das Postfach öffnen darf, öffnet die Mail, kopiert wird nichts.

Kanäle und Nachrichten

• #allgemein für alle, ein Kanal pro gemeinsamem Postfach (info@, rechnung@) für alle, die darin arbeiten, und eigene wie #baustelle-hoffmann mit ausgewählten Mitgliedern.
• Direktnachrichten an eine oder mehrere Personen, mit „Gelesen“.
• Live: Nachrichten, „Sandra schreibt …“ und wer online ist, ohne Neuladen; Ungelesenes am Chat und am App-Symbol.
• @Erwähnungen mit Vorschlägen; eine Erwähnung oder Direktnachricht kommt aufs Handy, auch bei geschlossener App.
• Threads und Reaktionen: im Thread antworten, ohne den Kanal zu füllen; 👍 ✅ 🎉 statt „ok“. Am PC über die kleine Leiste, die beim Darüberfahren über der Nachricht erscheint; am Handy hält man die Nachricht gedrückt, dann kommen von unten die Reaktionen und Antworten, Text kopieren, Aufgabe, Bearbeiten und Löschen.
• Fotos und Dateien von der Kamera, per Ziehen oder Einfügen; Fotos werden vorher verkleinert.
• Sprachnachrichten wie bei WhatsApp: das Mikrofon (am Handy anstelle von „Senden“, solange nichts geschrieben ist) nimmt auf, bis man „Senden“ drückt oder verwirft; nach einer Viertelstunde geht die Aufnahme von selbst. Während der Aufnahme wächst eine Wellenform mit dem, was man sagt; nach „Senden“ bleibt die Leiste stehen, bis die Nachricht samt Wellenform in der Unterhaltung steht. Dort spielt sie direkt ab, mit Wellenform zum Springen, die sich beim Abspielen gleichmäßig füllt, Dauer und Tempo 1×, 1,5× oder 2×; es spielt immer nur eine. In der Liste und in Benachrichtigungen steht „Sprachnachricht“.
• Suche über alle Kanäle; eigene Nachrichten bearbeiten und löschen; stummschalten, verlassen, löschen.
• Aufbewahrung legt die Firmenverwaltung fest (30 Tage bis 5 Jahre oder unbegrenzt).

Mails, Aufgaben, Kontakte und Dokumente als Karten

• „Besprechen“ an einer Mail (b) schickt sie als Karte in einen Kanal; die Mail zeigt danach, wo sie besprochen wurde. Öffnen kann die Karte nur, wer das Postfach ohnehin sehen darf.
• Mail als Kopie teilen mit Anhängen – für Kollegen, die das Postfach nicht öffnen können.
• Aufgabe aus einer Nachricht, in beide Richtungen verknüpft.
• Dokumente aus Dokumente teilen; die Mitglieder dürfen sie öffnen.

Videocalls und Besprechungen

Anrufe laufen über LiveKit auf dem eigenen Server (optional) – kein Zoom, kein Teams, keine Daten bei Dritten.

• Anrufen und Videoanruf aus jeder Direktnachricht, mit Klingeln auch bei geschlossener App; Besprechung starten in einem Kanal, andere treten bei.
• Mikrofon, Kamera, Bildschirm teilen; das Gespräch bleibt offen, während man zu Mail oder Kalender wechselt.
• Große Bilder: zu zweit füllt das Gegenüber den Bildschirm, das eigene Bild steht klein in der Ecke; in der Gruppe teilen sich alle die Fläche, ein geteilter Bildschirm kommt nach vorn.
• Im Verlauf: „Anruf · 5 Min“, verpasste Anrufe mit „Zurückrufen“.
• Videobesprechung am Termin mit einem Link für Gäste ohne Konto; sie kommen hinein, sobald jemand aus der Firma da ist.
• In vertraulichen Unterhaltungen sind Anrufe Ende-zu-Ende verschlüsselt.

Das Firmentelefon (Fritzbox) gehört ebenfalls dazu: siehe Telefonie.

Vertrauliche Unterhaltungen

Direktnachrichten und Kanäle lassen sich vertraulich anlegen oder fortführen: Ende-zu-Ende verschlüsselt mit den persönlichen Schlüsseln, Fotos und Dateien eingeschlossen – der Server sieht nur Verschlüsseltes. Wie und mit welchen Grenzen: Verschlüsselung → Baustein 5.

Einrichtung der Anrufe: Installation → Anrufe. Technik: Architektur → Team-Chat und Anrufe.