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Erste Schritte

Diese Seite führt dich durch die Einrichtung nach der Installation: Konto und Passkey, Firmendaten, Versteuerung und Kontenrahmen, Rechnungsnummern, ELSTER, KI-Auslesung und Bankkonten. Wie du Haben auf dem Server installierst, steht in Betrieb und Installation.

Checkliste

In dieser Reihenfolge kommst du am schnellsten zu einer vollständigen Buchhaltung:

  1. Konto anlegen und einen Passkey hinzufügen
  2. Firmendaten ausfüllen, Versteuerung und Kontenrahmen wählen, gegebenenfalls Kleinunternehmer einschalten
  3. Wenn du aus Lexoffice kommst: Umzug durchführen, siehe Umzug aus Lexoffice. Der Abgleich zeigt dir die letzte Rechnungsnummer
  4. Nächste Rechnungsnummer setzen
  5. Hersteller-ID und ELSTER-Zertifikat gleich jetzt beantragen: Beides dauert ein bis zwei Wochen, siehe Was du brauchst
  6. Wenn beides da ist: ERiC laden, Hersteller-ID eintragen, Datenschutzhinweise bestätigen, Zertifikat hochladen, eine Voranmeldung mit „Nur prüfen“ und dann als Testübermittlung schicken
  7. Für die Anlage EÜR Einkunftsart und Art des Betriebs eintragen, siehe Jahreserklärungen
  8. Bank verbinden (automatischer Abruf) oder ersten Kontoauszug importieren, siehe Bank
  9. Optional: KI-Auslesung für Belege einschalten

[!IMPORTANT] Versteuerung, Kontenrahmen und Kleinunternehmerstatus legst du fest, bevor du die erste Rechnung festschreibst oder den ersten Beleg buchst. Sobald es im laufenden Jahr Buchungen gibt, sperrt Haben die Umstellung bis zum nächsten Jahreswechsel (siehe Sperren).

Konto anlegen

Beim ersten Aufruf leitet Haben auf /setup weiter. Haben kennt genau ein Konto: Du gibst Name, E-Mail und ein Passwort mit mindestens 12 Zeichen ein und klickst „Konto anlegen“. Sobald es ein Konto gibt, lehnt Haben jede weitere Registrierung ab („Haben ist bereits eingerichtet.“), und /setup leitet auf die Anmeldung um.

Direkt danach bietet Haben an, einen Passkey hinzuzufügen. Damit meldest du dich künftig ohne Passwort an, etwa mit Fingerabdruck, Gesichtserkennung oder einem Sicherheitsschlüssel. Das Passwort bleibt als Rückfallebene. Du kannst den Schritt mit „Später“ überspringen.

Auf der Anmeldeseite wählst du „Mit Passkey anmelden“. Unterstützt der Browser Passkey-Autofill, schlägt er den Passkey auch direkt im Feld vor. Über „Passwort verwenden“ meldest du dich mit E-Mail und Passwort an.

Passkeys verwaltest du unter Einstellungen › Sicherheit › Passkeys: weitere hinzufügen (z. B. für Handy und Laptop) oder alte entfernen. Passkeys hängen an der Domain aus BETTER_AUTH_URL; bei einem Domainwechsel musst du sie neu anlegen.

Einstellungen und Darstellung

Die Einstellungen (unten links in der Navigation) sind in Bereiche geteilt: Firma, Persönliche Angaben, Rechnungen (Nummernkreis, Logo), ELSTER (Zertifikat, ERiC), E-Mail (Versand, Belege-Postfach), Sicherheit (Passkeys) und Export (Jahresarchiv, DATEV, Änderungsprotokoll prüfen). Links aus der App, etwa „Zertifikat hochladen“ in der Übersicht, führen direkt in den passenden Bereich; die Adresse lautet dann z. B. /einstellungen?bereich=elster.

Ebenfalls unten links wählst du das Theme: Wald (Grün, Standard), Ozean, Pflaume, Graphit, die dunklen Themes Nacht und Tiefsee oder Automatisch, das je nach Systemeinstellung zwischen Wald und Nacht wechselt. Die Wahl gilt für diesen Browser und wird dort gespeichert, nicht auf dem Server; auf einem anderen Gerät wählst du sie neu. Rechnungen und PDFs bleiben in jedem Theme gleich.

Darunter steht die Version von Haben, die auf dem Server läuft, verlinkt mit den Versionshinweisen auf GitHub. Nach einem Update siehst du dort, ob der neue Stand angekommen ist.

Firmendaten

Unter Einstellungen › Firma hinterlegst du die Angaben, die auf Rechnungen und in der Voranmeldung stehen. Fehlt etwas für ELSTER, zeigt das Formular oben „Für ELSTER fehlt noch: …“.

Feld Wofür
Name Absender auf Rechnungen, Datenlieferant in der Voranmeldung. Pflicht für beides
E-Mail Absender auf Rechnungen. Pflicht zum Festschreiben einer Rechnung
Straße und Hausnummer, PLZ, Ort Anschrift auf Rechnungen und in der Voranmeldung. Pflicht für beides; die PLZ hat fünf Ziffern
Bundesland Nötig, um die Steuernummer ins ELSTER-Format umzurechnen. Pflicht für ELSTER. Bestimmt außerdem die Feiertage für die Fälligkeit von Rechnungen und Voranmeldungen
Steuernummer So eingeben, wie sie auf dem Bescheid steht (z. B. 21/815/08150). Haben rechnet sie ins 13-stellige ELSTER-Format um; eine schon 13-stellige Nummer bleibt unverändert. Pflicht für ELSTER; für Rechnungen reicht Steuernummer oder USt-IdNr.
USt-IdNr. Auf Rechnungen und im E-Rechnungs-XML. Form DE123456789
Finanzamt Nur zur Information. Das Empfänger-Finanzamt der Voranmeldung leitet Haben aus der Steuernummer ab
Telefon Auf der Rechnung; für XRechnung Pflicht
Bank, IBAN, BIC Zahlungsangaben auf der Rechnung. Die IBAN ist Pflicht zum Festschreiben; Eingabe ohne Leerzeichen, Haben entfernt sie aber auch selbst
Kontenrahmen SKR03 oder SKR04, siehe unten
Standard-Zahlungsziel in Tagen Vorgabe für neue Rechnungen (0 bis 120 Tage)
Standardformat für Rechnungen ZUGFeRD (PDF mit eingebettetem XML), XRechnung (CII) oder XRechnung (UBL). Vorgabe für neue Rechnungen
Versteuerung Ist oder Soll, siehe unten
Kleinunternehmer nach § 19 UStG Haken setzen, wenn du die Kleinunternehmerregelung nutzt, siehe unten

Die Umrechnung der Steuernummer prüft die Länge je Bundesland. Passt sie nicht, meldet Haben zum Beispiel „Steuernummer für Bayern muss 11 Ziffern haben“. Für Hessen setzt Haben die führende 0 der Finanzamtsnummer wie von ELSTER verlangt auf 6.

Mehr zu den Pflichtangaben auf Rechnungen steht in Rechnungen.

Unter Einstellungen › Rechnungen › Logo lädst du dein Logo hoch, als PNG (gern mit transparentem Hintergrund) oder JPEG bis 1 MB.

  • Es steht oben rechts im Briefkopf von Rechnungen, Angeboten und Mahnungen, höchstens 18 mm hoch und 60 mm breit, ohne Verzerrung.
  • Die Vorschau im Rechnungs- und Angebotseditor zeigt es ebenfalls.
  • Es gilt für alles, was ab dann festgeschrieben wird; schon festgeschriebene PDFs bleiben unverändert.
  • Im Änderungsprotokoll steht, wann sich das Logo geändert hat, mit SHA-256, aber ohne die Bilddaten.

Persönliche Angaben

Unter Einstellungen › Persönliche Angaben stehen die Angaben zu dir als Person, die ELSTER für manche Vorgänge braucht: Anrede, steuerliche Identifikationsnummer (Steuer-ID), Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Religion und ausgeübter Beruf. Bei der Zusammenveranlagung kommen das Heiratsdatum und dieselben Angaben zum Ehegatten dazu.

Gebraucht werden sie für Bankverbindung ändern und die Einkommensteuererklärung. Haben prüft die Prüfziffer der Steuer-ID. Die Religion bestimmt, ob Kirchensteuer anfällt; Haben nutzt die Religionsschlüssel von ELSTER. Änderungen landen wie die Firmendaten im Audit-Log.

Versteuerung: Ist oder Soll

Die Einstellung bestimmt, wann die Umsatzsteuer aus deinen Rechnungen in der Voranmeldung landet.

Ist (nach vereinnahmten Entgelten) Soll (nach vereinbarten Entgelten)
Buchung beim Festschreiben Forderung an Erlöse und „Umsatzsteuer nicht fällig“ Forderung an Erlöse und Umsatzsteuer
Umsatzsteuer in der Voranmeldung im Monat des zugeordneten Zahlungseingangs, bei Teilzahlungen anteilig im Monat des Rechnungsdatums
Zahlungseingang im Bankabgleich bucht den Steueranteil von „nicht fällig“ auf „Umsatzsteuer“ um nur Bank an Forderungen

Die Vorsteuer aus Belegen zählt in beiden Fällen nach Belegdatum. Bei Ist-Versteuerung ist der Bankabgleich deshalb Pflicht: Ein nicht zugeordneter Zahlungseingang fehlt sonst in der Voranmeldung, und die Vorprüfung warnt davor.

Die Einstellung wirkt auf alles, was danach gebucht wird. Bereits festgeschriebene Rechnungen behalten ihre Buchung. Umstellen lässt sie sich nur, solange es im laufenden Jahr keine Buchungen und keine offenen Rechnungen gibt (siehe unten). Ob du Ist-Versteuerung nutzen darfst, entscheidet das Finanzamt; das klärst du mit deiner Steuerberatung. Details zur Berechnung stehen in Umsatzsteuer.

Kontenrahmen: SKR03 oder SKR04

Der Kontenrahmen legt fest, auf welche Kontonummern Haben bucht. Wähle denselben wie in Lexoffice oder bei deiner Steuerberatung. Er wirkt auf alle Buchungen (Rechnungen, Belege, Zahlungen) und auf die Kontonamen im Journal. Jede Buchung speichert den Kontenrahmen, mit dem sie erstellt wurde; ein späterer Wechsel ändert bestehende Buchungen nicht. Wechseln kannst du nur zum Jahresbeginn, bevor im neuen Jahr gebucht wird.

Einige Beispiele:

Konto SKR03 SKR04
Forderungen 1400 1200
Erlöse 19 % 8400 4400
Umsatzsteuer nicht fällig 19 % 1766 3816
Vorsteuer 19 % 1576 1406
Verbindlichkeiten 1600 3300
Bank (alle Bankkonten) 1200 1800

Die vollständige Zuordnung, auch die Aufwandskonten der Belegkategorien, steht in packages/core/src/posting.ts und ist in Buchhaltung beschrieben.

[!NOTE] Der Code selbst merkt an, dass die Kontenzuordnung vor dem Echtbetrieb mit der Steuerberatung abgeglichen werden sollte. Das gilt besonders für die Aufwandskonten der Belegkategorien.

Kleinunternehmer

Nutzt du die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG, setzt du unter Einstellungen › Firma den Haken Kleinunternehmer nach § 19 UStG. Dann gilt:

Bereich Wirkung
Rechnungen Neue Rechnungen bekommen „Kleinunternehmer nach § 19 UStG“, alle Positionen 0 %, mit dem Hinweis „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ Die Auswahl im Editor ist gesperrt. Eine regulär besteuerte Rechnung lässt sich nicht festschreiben. Siehe Rechnungen.
Belege Gebucht ohne Vorsteuerabzug: der Bruttobetrag geht auf das Aufwandskonto. Siehe Belege.
Voranmeldung Die Seite weist darauf hin, dass du in der Regel keine Voranmeldung abgibst. Nötig ist sie nur, wenn du selbst Steuer schuldest, etwa für Leistungen ausländischer Unternehmer an dich (Reverse Charge).
Übersicht Die Aufgaben „Voranmeldung senden“, zum ELSTER-Zertifikat und zu den Firmendaten für ELSTER entfallen.
EÜR Die Einnahmen stehen in der Zeile „Betriebseinnahmen als umsatzsteuerlicher Kleinunternehmer“.

Überschreitest du die Umsatzgrenze, nimmst du den Haken heraus; ab dann gilt die Regelbesteuerung. Ausschalten geht jederzeit, auch mitten im Jahr. Eine Kleinunternehmer-Rechnung lässt sich danach nicht mehr festschreiben. Belege, die vorher ohne Vorsteuerabzug gebucht wurden, bleiben so.

Mahnwesen

Feld Bedeutung
Basiszinssatz in % Grundlage der Verzugszinsen. Er ändert sich zum 1. Januar und 1. Juli und wird von der Deutschen Bundesbank veröffentlicht; trage ihn dann neu ein. Leer heißt: keine Verzugszinsen.
Zahlungsfrist in Mahnungen Tage ab dem Mahndatum, Vorgabe 10
Gebühr je Stufe Vorschlag für Zahlungserinnerung, 1. Mahnung und letzte Mahnung, z. B. 0 €, 5 €, 10 €

Mehr unter Rechnungen › Mahnwesen.

Privatanteile

Unter Privatanteil Telefon in % und Privatanteil Internet in % legst du fest, welcher Anteil dieser Rechnungen privat ist, z. B. 20 %. Neue Belege der Kategorien übernehmen den Wert; am einzelnen Beleg lässt er sich ändern. Mehr unter Belege.

Wann sich die Einstellungen ändern lassen

Kontenrahmen, Versteuerung und Kleinunternehmerstatus gelten für ein ganzes Geschäftsjahr. Haben sperrt deshalb die Umstellung, sobald es im laufenden Kalenderjahr eine Buchung gibt. Das Auswahlfeld ist dann ausgegraut, und darunter steht der Grund. Auch der Server lehnt eine solche Änderung ab, für jeden Zugang, und die Datenbank prüft den Kern der Regel (im laufenden Jahr gebucht) noch einmal selbst.

Einstellung Gesperrt, wenn
Kontenrahmen im laufenden Jahr gebucht wurde
Versteuerung (Ist oder Soll) im laufenden Jahr gebucht wurde oder Rechnungen noch offen sind; ihre Umsatzsteuer würde sonst doppelt oder gar nicht angemeldet
Kleinunternehmer einschalten im laufenden Jahr gebucht wurde
Kleinunternehmer ausschalten nie

Umstellen kannst du also nur zum Jahreswechsel, bevor im neuen Jahr die erste Buchung entsteht. Das Vorjahr rechnet danach weiter nach der alten Versteuerung, auch die Umsatzsteuererklärung dafür. Ebenso beim Kleinunternehmerstatus: Wer zum 1. Januar Kleinunternehmer wird, sieht die Voranmeldung für Dezember und die Umsatzsteuererklärung des Vorjahres weiter als Frist und kann sie abgeben; maßgeblich ist der Stand im jeweiligen Monat bzw. Jahr laut Änderungsprotokoll.

Ins Vorjahr buchen geht nach einem Wechsel nur noch, wo es nicht von der Einstellung abhängt:

  • Kontenrahmen: In ein Jahr, das im alten Kontenrahmen gebucht ist, bucht Haben nichts mehr, auch keine Gegenbuchung beim Aufheben einer Zuordnung. Ordne Zahlungen des Vorjahres also vor dem Wechsel richtig zu.
  • Versteuerung: Eine Rechnung mit Datum im Vorjahr lässt sich nicht mehr festschreiben; ihre Umsatzsteuer stünde sonst doppelt (Soll → Ist) oder gar nicht (Ist → Soll) in den Voranmeldungen. Schreibe Entwürfe des Vorjahres vor dem Wechsel fest oder gib ihnen ein Datum im neuen Jahr.

Kläre einen Wechsel vorher mit deiner Steuerberatung.

Lehnt die Datenbank eine Umstellung ab, weil gleichzeitig gebucht wurde, siehst du ihre Begründung statt „Interner Fehler“.

Rechnungsnummern

Rechnungsnummern haben die Form JAHR-NNN, zum Beispiel 2026-034. Der Zähler läuft je Jahr; das Jahr kommt aus dem Rechnungsdatum. Eine Nummer vergibt Haben erst beim Festschreiben, in derselben Transaktion wie PDF, XML und Buchung. Schlägt dabei etwas fehl, wird keine Nummer verbraucht. Entwürfe haben noch keine Nummer, deshalb entstehen keine Lücken.

Lückenlos und fortlaufend sollen die Nummern sein, damit das Finanzamt bei einer Prüfung sieht, dass keine Rechnung fehlt.

Unter Einstellungen › Rechnungen › Rechnungsnummern siehst du die nächste Nummer des laufenden Jahres. Kommst du aus Lexoffice, trägst du dort die nächste laufende Nummer ein (z. B. 35, wenn die letzte Lexoffice-Rechnung 2026-034 war). Der Wert muss größer sein als die zuletzt vergebene Nummer; zurücksetzen geht nicht. Die letzte Lexoffice-Nummer zeigt dir auch der Abgleich in Umzug aus Lexoffice.

ELSTER einrichten

Haben übermittelt die Umsatzsteuer-Voranmeldung über ERiC, die offizielle Bibliothek der Steuerverwaltung. Ohne ERiC laufen Prüfen und Senden simuliert, und die Oberfläche weist darauf hin.

Was du brauchst

Wofür Woher Dauer
ERiC Bibliothek der Finanzverwaltung: prüft, verschlüsselt und überträgt Haben lädt sie selbst, siehe Schritte Minuten
Hersteller-ID (fünf Ziffern) Kennung der Software in jeder Übermittlung; ERiC 43 verlangt sie schon fürs Prüfen ELSTER-Entwicklerbereich: auf elster.de als Entwickler registrieren, das Bayerische Landesamt für Steuern prüft den Antrag Tage bis Wochen
Zertifikatsdatei (.pfx) und PIN unterschreibt jede Übermittlung ELSTER-Benutzerkonto mit der Anmeldeart „Zertifikatsdatei“, siehe unten ein bis zwei Wochen (Brief)

Bis Hersteller-ID und Zertifikat da sind, arbeitest du ganz normal: Belege, Rechnungen, Bank, Auswertungen, Voranmeldung und Jahreserklärungen rechnet Haben vollständig, Prüfen und Senden laufen simuliert. Abgeben kannst du in der Zwischenzeit in Mein ELSTER; Haben zeigt jede Kennzahl und Zeile zum Übertragen.

Zertifikatsdatei statt ELSTER Secure

Haben unterschreibt über ERiC, und ERiC braucht eine Zertifikatsdatei mit PIN. Mit der App ELSTER Secure meldest du dich nur im Browser bei Mein ELSTER an; Programme wie Haben können sie nicht nutzen.

Ein ELSTER-Benutzerkonto hat genau eine Anmeldeart. Du legst deshalb ein zweites Konto an; dein bisheriges bleibt:

  1. Auf elster.de Benutzerkonto erstellen, Anmeldeart Zertifikatsdatei, Für mich mit deiner Steuer-ID. Das persönliche Konto reicht auch für Umsatzsteuer und EÜR deines Einzelunternehmens und ist für den Belegabruf zur Einkommensteuer nötig.
  2. Die Aktivierungs-ID kommt per E-Mail, der Aktivierungscode per Post.
  3. Mit beiden das Konto aktivieren, die .pfx-Datei herunterladen und die PIN festlegen. Das Zertifikat gilt drei Jahre.

Hersteller-ID: wer ist Hersteller?

Die Hersteller-ID gehört dem Softwarehersteller, nicht dem Steuerpflichtigen. Bei gekaufter Software senden alle Kunden mit der ID des Anbieters. Bei Haben ist jeder, der es betreibt, selbst Hersteller: Jede Installation trägt ihre eigene ID in ELSTER_HERSTELLER_ID ein, Haben bringt keine mit.

Betreibst du Haben für andere mit deiner ID, bist du für sie Softwarehersteller im Sinne des ERiC-Lizenzvertrags (lizenz.pdf im ERiC-Paket):

  • Den Support für diese Nutzer leistest du (§ 7).
  • Du setzt mindestens die Mindestversion von ERiC ein, die ELSTER vorgibt (§ 5).
  • Die Nutzer bestätigen vor der ersten Nutzung die Datenschutzhinweise der Finanzverwaltung (§ 5); das fragt Haben unter Einstellungen › ELSTER › ERiC ab.

Bei Verstößen kann das Landesamt die Hersteller-ID sperren (§ 9); dann kann niemand mehr damit senden. Wer Haben verändert und weitergibt, braucht eine eigene ID (§ 4). Die Hersteller-ID ist kein Geheimnis, sie steht in jeder Übermittlung. Trag sie trotzdem nur in .env bzw. haben.env ein, nicht ins Repository oder Image.

Open Source und die Hersteller-ID

Die Hersteller-ID ist für Software gedacht, hinter der ein Hersteller mit einem Produkt steht. Für ein freies Projekt wie Haben passt das schlecht: Jeder, der es betreibt oder verändert, ist selbst Hersteller und braucht eine eigene ID. Eine gemeinsame ID für ein Open-Source-Projekt sieht ELSTER nicht vor. Das ist seit Langem bekannt; schon 2005 kritisierte netzpolitik.org, dass die Hersteller-ID an Produkt und Hersteller gebunden ist und freie Software damit kaum vorgesehen ist.

Eine offizielle Aussage der Finanzverwaltung zu Open-Source-Projekten haben wir nicht gefunden. Zuständig ist das Bayerische Landesamt für Steuern, das ELSTER bundesweit koordiniert. Registrierung und Hersteller-ID laufen über die ELSTER-Entwicklerseite; mit dem Zugang zum Entwicklerbereich kannst du dort auch nachfragen, wie das Landesamt freie Software sieht. Erfährst du dabei etwas, freuen wir uns über ein Issue, damit es hier stehen kann.

Warum Lexoffice ohne dein Zertifikat sendet

Cloud-Dienste wie Lexware Office übermitteln in deinem Auftrag mit ihrem eigenen Zertifikat (Datenübermittlung im Auftrag, § 87d AO). Der Anbieter muss dafür seine Auftraggeber identifizieren und die Übermittlungen aufbewahren. Haben läuft auf deinem eigenen Server, ohne Anbieter dazwischen: Du sendest selbst und brauchst dein eigenes Zertifikat.

Schritte

  1. ERiC laden: unter Einstellungen › ELSTER › ERiC den Nutzungsbedingungen zustimmen und Herunterladen und einrichten klicken. ERiC darf nicht weitergegeben werden und liegt deshalb weder im Repository noch im Image; Haben holt es direkt von der Finanzverwaltung (Linux x86_64).
  2. Oder von Hand: das Paket z. B. nach /opt/eric entpacken (darin lib/libericapi.so und lib/plugins/) und ERIC_HOME setzen. Beides steht in ERiC einbinden.
  3. Hersteller-ID eintragen. Die eigene Hersteller-ID aus dem ELSTER-Entwicklerbereich (siehe oben) als ELSTER_HERSTELLER_ID (fünf Ziffern) eintragen. Seit ERiC 43 ist die frühere Test-Hersteller-ID 74931 gesperrt; ERiC lehnt ohne eigene ID schon das Prüfen ab („Bitte verwenden Sie Ihre eigene Hersteller-ID auch für Testfälle“). Ohne ERiC laufen Prüfen und Testübermittlung weiter simuliert.
  4. Datenschutzhinweise bestätigen. Unter Einstellungen › ELSTER › ERiC die Datenschutzhinweise der Finanzverwaltung lesen und bestätigen. Der ERiC-Lizenzvertrag verlangt das vor der ersten Nutzung; ohne Bestätigung lehnt Haben jeden Aufruf von ERiC ab. Die Bestätigung gilt für die Installation und steht im Änderungsprotokoll.
  5. Zertifikat hochladen. Die .pfx-Datei aus deinem Konto mit Anmeldeart Zertifikatsdatei (siehe oben) unter Einstellungen › ELSTER › ELSTER-Zertifikat hochladen (höchstens 64 KB). Haben speichert die Datei AES-256-GCM-verschlüsselt in der Datenbank. Trägst du „Gültig bis“ ein, warnt die Übersicht 30 Tage vor Ablauf. Ein neues Zertifikat ersetzt das alte.
  6. Formate prüfen. Unter Einstellungen › ELSTER › ERiC lässt Formate mit ERiC prüfen ERiC alle Nachrichten von Belegabruf, Berechtigung und Postfach gegen seine Schemas prüfen, ohne etwas zu senden. Diese Formate stammen aus freien Projekten (erica, viking) statt aus der amtlichen Jahresdokumentation; die Prüfung zeigt sofort, ob eine Version oder ein Feldname nicht mehr passt. Bemängelt ERiC etwas, bitte die Meldungen als Issue melden.
  7. Nur prüfen. Auf der Seite einer Voranmeldung lässt „Nur prüfen“ ERiC die Daten auf Plausibilität prüfen. Dafür braucht es weder Zertifikat noch PIN.
  8. Testübermittlung. Mit gesetztem Haken „Nur Testübermittlung“, PIN und „Prüfen und testweise senden“. Die Testübermittlung läuft mit deiner Hersteller-ID und dem Testmerker 700000004; der ELSTER-Server nimmt sie an, leitet sie aber nicht an das Finanzamt weiter. Die Anmeldung bleibt ein Entwurf. Erst danach den Haken „Nur Testübermittlung“ entfernen.
  9. Echtübermittlung. Ohne Haken fragt Haben noch einmal nach („Jetzt verbindlich senden“). Nach erfolgreicher Übermittlung ist die Voranmeldung festgeschrieben; eine Korrektur ist eine neue, berichtigte Anmeldung.

Die PIN fragt Haben bei jeder Übermittlung ab. Nur für den automatischen Postfach-Abruf kannst du sie verschlüsselt speichern, siehe Finanzamt. Für den Versand legt Haben das entschlüsselte Zertifikat kurz in ein temporäres Verzeichnis (Rechte 0600) und löscht es danach. Jede Prüfung und Übermittlung landet mit Transfer-Ticket und ERiC-Protokoll-PDF im Verlauf der Voranmeldung.

Vor dem Senden prüft Haben die Firmendaten: Name, Anschrift, Bundesland und eine gültige Steuernummer müssen vorhanden sein.

[!IMPORTANT] Die ERiC-Anbindung ist mit ERiC 43.4.6.0 geprüft: Funktionssignaturen und Strukturen gegen die mitgelieferten Header, alle Nachrichten lokal gegen ERiCs Schemas und Plausibilitätsprüfungen, Zertifikat und Protokoll-PDF mit dem Testzertifikat aus dem ERiC-Paket. Die Übertragung an den ELSTER-Server lässt sich nur mit eigener Hersteller-ID testen; das ist deine erste Testübermittlung. ERiC-Updates spielst du erst ein, wenn eine Testübermittlung damit geklappt hat.

Wie du Voranmeldungen erstellst und was die Vorprüfung meldet, steht in Umsatzsteuer.

E-Mail

Für Rechnungen und Mahnungen per E-Mail und Erinnerungen an Fristen braucht Haben einen E-Mail-Zugang über SMTP. Unter Einstellungen › E-Mail › E-Mail-Versand den Anbieter wählen (Gmail, GMX, web.de, Posteo, mailbox.org belegen Server, Port und Verschlüsselung vor) oder einen eigenen Server eintragen, dazu Benutzername, Passwort, Absender und den Empfänger der Erinnerungen. Test-Mail senden prüft den Zugang. Solange „Prüfwert des Änderungsprotokolls wöchentlich mailen“ eingeschaltet ist, kommt an dieselbe Adresse einmal pro Woche der aktuelle Prüfwert, wenn sich etwas geändert hat. Bewahre diese Mails auf: Mit ihnen lässt sich später zeigen, dass das Protokoll bis dahin nicht nachträglich verändert wurde (siehe Buchhaltung in Haben).

  • Gmail: Zwei-Faktor-Anmeldung einschalten und unter myaccount.google.com › Sicherheit › App-Passwörter ein App-Passwort erzeugen; das ist das Passwort für Haben, Benutzername ist die Gmail-Adresse. Eine eigene Gmail-Anbindung über die Google-API braucht es nicht.
  • GMX und web.de: im Postfach unter Einstellungen › POP3/IMAP den Zugriff per externem Programm erlauben.

Das Passwort speichert Haben AES-256-GCM-verschlüsselt wie das ELSTER-Zertifikat; es steht nicht im Audit-Log und wird nie angezeigt. Zum Ändern anderer Angaben das Passwortfeld leer lassen.

KI-Auslesung von Belegen

Optional. E-Rechnungen (ZUGFeRD, Factur-X, XRechnung) liest Haben immer selbst aus. Für andere PDFs und Fotos (JPEG, PNG, WebP) kann Claude die Felder vorbefüllen: Lieferant, USt-IdNr., Rechnungsnummer, Datum, Fälligkeit, Beträge je Steuersatz und eine vorgeschlagene Kategorie. Dafür muss auf dem Server ANTHROPIC_API_KEY gesetzt sein (siehe Installation).

Dabei geht die Belegdatei an die Anthropic-API. Ohne Schlüssel bleibt alles lokal, und du füllst die Felder von Hand aus. In beiden Fällen bucht Haben einen Beleg erst, wenn du die Felder bestätigt hast. Weicht die Summe vom Gesamtbetrag ab oder ist die Währung nicht Euro, zeigt Haben einen Hinweis. Mehr in Belege.

Bankkonten

Bankkonten musst du meist nicht von Hand anlegen. Mit dem automatischen Abruf über Enable Banking legt Haben die freigegebenen Konten beim Verbinden an (Einrichtung in Installation, Ablauf in Bank). Beim ersten Import eines DKB-CSV oder CAMT.053-Auszugs legt Haben das Konto über die IBAN aus der Datei an. N26-CSV-Dateien enthalten keine eigene IBAN. Dafür legst du das Konto vorher an:

  1. Auf der Seite Bank „Konto hinzufügen“ wählen.
  2. Name (z. B. „N26 Business“) und IBAN eintragen und „Konto anlegen“.
  3. Beim Import das Konto in der Auswahl „Konto“ wählen und die Datei hochladen.

Jede IBAN gibt es nur einmal. Alle Bankkonten buchen auf dasselbe Finanzkonto (1200 bei SKR03, 1800 bei SKR04). Import, Abgleich und Buchungen sind in Bank beschrieben.

Wie es weitergeht

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