Belege und Eingangsrechnungen

Unter Belege legst du Eingangsrechnungen und Quittungen ab. E-Rechnungen liest Haben direkt aus, andere PDFs und Fotos auf Wunsch mit Claude. Du prüfst die Felder, wählst eine Kategorie und buchst den Beleg; danach ist er festgeschrieben.

So gehst du vor

1. Beleg hochladen (siehe unten).
2. Den Beleg in der Liste öffnen. Ist er aus einer E-Rechnung oder von der KI vorbefüllt, steht dort „Vorbefüllt aus … Bitte prüfen und bestätigen.“
3. Lieferant, Rechnungsnummer, USt-IdNr. des Lieferanten, Belegdatum, Fällig am und Kategorie prüfen oder eintragen.
4. Unter Beträge je Steuersatz Netto und Vorsteuer je Satz prüfen. Mit + Steuersatz kommt eine Zeile für einen weiteren Satz dazu (höchstens 19 %, 7 % und 0 % je einmal).
5. Unter Bezahlung wählen, ob der Beleg über das Geschäftskonto oder privat bezahlt wurde.
6. Bestätigen und buchen, dann Jetzt buchen. Ungespeicherte Änderungen werden dabei vorher gespeichert.

Mit Speichern sicherst du Zwischenstände, ohne zu buchen.

Hochladen

Es gibt drei Wege, alle führen zum selben Ergebnis:

Weg	Wie
Ziehen und Ablegen	Dateien auf die Fläche „Belege hierher ziehen“ ziehen.
Dateiauswahl	Dateien auswählen, auch mehrere auf einmal (bis 50 je Vorgang).
Kamera	Auf dem Handy Foto aufnehmen; öffnet direkt die Rückkamera.
Teilen-Menü	In der als App installierten Version (PWA) taucht Haben im Teilen-Menü des Telefons auf. Geteilte Dateien gehen an /api/belege/teilen (bis 20 je Vorgang). Bei genau einer Datei öffnet Haben danach gleich den Beleg, sonst die Liste.

Erlaubt sind PDF, JPEG, PNG, WebP, HEIC und E-Rechnungs-XML bis 20 MB je Datei. Nach dem Hochladen meldet Haben je Datei „abgelegt“, „liegt schon in Haben, nicht doppelt abgelegt“ oder den Grund der Ablehnung.

Was im Hintergrund passiert

1. Dateityp erkennen. Haben erkennt den Typ am Inhalt der Datei (den ersten Bytes), nicht an Dateiendung oder Browserangabe. XML wird auch mit vorangestelltem UTF-8-BOM erkannt.
2. Ablegen unter dem SHA-256. Die Datei wird unter ihrem SHA-256-Hash im Verzeichnis DOCUMENTS_DIR gespeichert (<dir>/ab/abcdef…), atomar über eine temporäre Datei. Beim Lesen prüft Haben den Hash erneut und meldet eine beschädigte Datei.
3. Keine Dubletten. Gibt es schon einen Beleg mit demselben Hash, entsteht kein zweiter; du landest beim vorhandenen.
4. E-Rechnung lesen. Bei PDF und XML versucht Haben zuerst, eine E-Rechnung zu lesen (siehe unten).
5. KI-Auslesung. Ist es keine E-Rechnung und ist ein Anthropic-API-Schlüssel eingerichtet, startet für PDF, JPEG, PNG und WebP die KI-Auslesung im Hintergrund. Der Beleg zeigt solange „Wird ausgelesen“, Liste und Detailseite aktualisieren sich selbst.

Ohne E-Rechnung und ohne KI füllst du die Felder von Hand aus.

Belege per E-Mail

Viele Rechnungen kommen per Mail. Unter Einstellungen › E-Mail › Belege per E-Mail trägst du ein Postfach ein, aus dem Haben sie selbst abholt:

• Zugang: IMAP-Server, Port, Verschlüsselung, Benutzername, Passwort und Ordner. Für Gmail, GMX, web.de, Posteo und mailbox.org sind Server und Port vorbelegt; Gmail, GMX und web.de brauchen ein App-Passwort bzw. freigeschaltetes IMAP. Das Passwort liegt verschlüsselt in der Datenbank.
• Was abgeholt wird: jede ungelesene Mail im Ordner. Ihre Anhänge gehen wie beim Hochladen zu den Belegen. E-Rechnungen werden gelesen, sonst greift die KI-Auslesung, und Dubletten erkennt Haben am Inhalt.
• Was übersprungen wird: eingebettete Bilder wie Logos und Signaturen sowie Dateien, die kein Beleg sein können (Word, ZIP …). Der Grund steht im Abrufprotokoll.
• Danach ist die Mail im Postfach als gelesen markiert. Am Beleg steht als Notiz, von wem und mit welchem Betreff er kam.
• Wann: stündlich, solange „Stündlich abrufen“ an ist, oder sofort mit Jetzt abrufen. Je Lauf höchstens 50 Mails.

Am besten richtest du eine eigene Adresse oder einen Ordner mit Filterregel ein, etwa belege@… oder „Rechnungen“, und leitest Rechnungen dorthin weiter. Im Hauptpostfach würde Haben jede ungelesene Mail anfassen.

Jede abgeholte Mail steht mit ihrer Message-ID genau einmal im Abrufprotokoll (nur anhängen). Markierst du sie wieder als ungelesen, legt Haben sie kein zweites Mal ab. Schlägt der Abruf fehl, etwa wegen eines falschen Passworts, steht der Fehler in den Einstellungen und auf der Belegseite.

E-Rechnungen

Haben liest diese Formate:

Format	Erkennung	Quelle in der Liste
ZUGFeRD 2.x / Factur-X	PDF mit eingebetteter XML-Datei	ZUGFeRD
ZUGFeRD 1.0	PDF mit eingebetteter XML (CrossIndustryDocument)	ZUGFeRD
XRechnung als PDF-Anhang	PDF mit eingebetteter xrechnung.xml	ZUGFeRD
XRechnung CII	XML-Datei mit Wurzel CrossIndustryInvoice	XRechnung
XRechnung UBL	XML-Datei mit Wurzel Invoice oder CreditNote	XRechnung

Im PDF sucht Haben zuerst nach den Anhängen factur-x.xml, zugferd-invoice.xml und xrechnung.xml, danach nach jedem anderen XML-Anhang.

Übernommen werden Lieferant, USt-IdNr. des Lieferanten, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Fälligkeit, Währung und die Beträge je Steuersatz. Gutschriften (z. B. Typcode 381 oder UBL CreditNote) werden mit negativen Beträgen übernommen. Steuersätze außer 19, 7 und 0 % und Fremdwährungen werden nicht übernommen, sondern als Hinweis am Beleg angezeigt.

Lässt sich eine hochgeladene XML-Datei nicht als E-Rechnung lesen, steht der Fehler am Beleg. Bei einem PDF, dessen eingebettetes XML nicht lesbar ist, geht Haben weiter zur KI-Auslesung.

Eine E-Rechnung bringt keine Kategorie mit. Haben schlägt die Kategorie des letzten gebuchten Belegs desselben Lieferanten vor; gibt es keinen, bleibt das Feld leer.

KI-Auslesung mit Claude

Die KI-Auslesung ist optional und nur aktiv, wenn ANTHROPIC_API_KEY gesetzt ist (siehe installation.md). Ohne Schlüssel funktioniert alles andere weiter, auch das Lesen von E-Rechnungen.

Was gesendet wird: die Belegdatei selbst (PDF als Dokument, JPEG, PNG oder WebP als Bild) zusammen mit einer festen Anweisung und der Liste der Ausgabenkategorien. Sonst nichts aus deiner Buchhaltung. HEIC-Fotos und XML-Dateien gehen nicht an die KI.

Was zurückkommt: ein festes Schema mit Lieferant, USt-IdNr., Rechnungsnummer, Belegdatum, Fälligkeit, Währung, Netto und Steuer je Steuersatz, Bruttobetrag, Kategorie, ob es eine Gutschrift ist, und einem Hinweis bei Unklarheiten. Die Anweisung verlangt, nur zu übernehmen, was auf dem Beleg steht, und nichts zu raten.

Haben prüft die Antwort und zeigt Auffälligkeiten als Hinweis am Beleg:

• Netto plus Steuer weicht vom Gesamtbetrag ab.
• Ein Betrag ist nicht lesbar.
• Die Währung ist nicht Euro.
• Der Hinweis der KI zu unklaren Stellen.

Die KI bucht nie selbst. Jeder ausgelesene Beleg bleibt im Status „Zu prüfen“, bis du ihn mit Bestätigen und buchen bestätigst. Mit Mit KI neu auslesen kannst du die Auslesung wiederholen, solange der Beleg nicht gebucht ist; dabei werden die Felder überschrieben. Fehler (ungültiger Schlüssel, Auslastung, keine Verbindung, abgelehnte Auslesung) stehen am Beleg, der dann den Status „Prüfen“ trägt.

Bei der Kategorie hat der letzte gebuchte Beleg desselben Lieferanten Vorrang vor dem Vorschlag der KI. Erkannt wird der Lieferant an der USt-IdNr. oder am Namen (ohne Groß- und Kleinschreibung).

Kategorien

Die Kategorie bestimmt das Aufwandskonto. Die Zuordnung steht in packages/core/src/posting.ts.

Kategorie	SKR03	SKR04
Software und Lizenzen	4964	6837
Hosting und IT-Dienste	4806	6495
Hardware (GWG bis 800 € netto)	0480	0670
Telefon	4920	6805
Internet	4925	6810
Bürobedarf	4930	6815
Fachliteratur	4940	6820
Fortbildung	4945	6821
Reisekosten: Fahrten	4673	6673
Reisekosten: Übernachtung	4676	6680
Porto	4910	6800
Werbung	4600	6600
Bewirtung von Geschäftspartnern (70 % abziehbar)	4650	6640
Geschenke an Geschäftspartner (bis 50 € je Empfänger und Jahr)	4630	6610
Rechts- und Beratungskosten	4950	6825
Buchführung und Steuerberatung	4955	6830
Fremdleistungen	3100	5900
Kontoführung und Gebühren	4970	6855
Versicherungen	4360	6400
Beiträge	4380	6420
Sonstiger Aufwand	4900	6300
Kfz: Laden, Tanken, Wartung	4530	6530
Kfz: Versicherung	4520	6520
Kfz: Steuer	4510	7685
Kfz: Reparaturen	4540	6540
Kfz: Leasing	4570	6560
Anlagegut (wird abgeschrieben)	Anlagekonto je Art	Anlagekonto je Art

Bewirtung von Geschäftspartnern zählt zu 70 % als Betriebsausgabe, die Vorsteuer voll; die Aufteilung macht die EÜR. Geschenke an Geschäftspartner sind nur bis 50 € netto je Empfänger und Jahr abziehbar (bis 2023: 35 €). Teurere Geschenke sind keine Betriebsausgabe, auch die Vorsteuer nicht: Buche sie mit Privatanteil 100 %.

Mit Anlagegut wird der Beleg nicht zum Aufwand, sondern legt beim Buchen eine Anlage im Verzeichnis an, die über die Nutzungsdauer abgeschrieben wird. Das Formular fragt dann nach Bezeichnung, Art, Abschreibung und Nutzungsdauer. Mehr unter Anlagen und AfA.

[!IMPORTANT] Kategorien und Konten sind ein Vorschlag für typische Freiberufler-Ausgaben. Gleiche sie vor dem Echtbetrieb mit deiner Steuerberatung ab, besonders Hardware (GWG-Grenze) und Reisekosten.

Beträge

Du gibst je Steuersatz Netto und Vorsteuer ein. Solange du die Vorsteuer nicht selbst geändert hast, rechnet Haben sie aus dem Netto vor. Beim Buchen übernimmt Haben die Vorsteuer genau so, wie sie im Formular steht, und rechnet nicht nach: maßgeblich ist der Betrag auf der Rechnung.

Gutschriften gibst du mit Minus ein.

Privatanteil

Wird etwas auch privat genutzt, etwa der Handy- oder Internetvertrag, trägst du unter den Beträgen den Privatanteil in % ein. Nur der betriebliche Teil wird Ausgabe und Vorsteuer, der private Teil ist eine Entnahme:

4920 Telefon             32,00
1576 Vorsteuer 19 %       6,08
1800 Privatentnahmen      9,52   an  1600 Verbindlichkeiten   47,60

Vorgaben je Kategorie stellst du in den Einstellungen ein (Telefon, Internet). Sie werden beim Wählen der Kategorie und beim Auslesen übernommen. Bei Anlagegütern gibt es keinen Privatanteil; für Firmenwagen gilt die Listenpreismethode.

Reverse Charge als Leistungsempfänger (§ 13b)

Viele Anbieter von Software und Cloud-Diensten aus dem EU-Ausland (Google, Microsoft, AWS, JetBrains, Adobe aus Irland oder den Niederlanden) stellen Unternehmern Rechnungen ohne Umsatzsteuer mit dem Hinweis „Reverse Charge“. Die Steuer schuldest dann du (§ 13b UStG) und ziehst sie im selben Zug als Vorsteuer wieder ab.

Unter Umsatzsteuer auf dem Beleg wählst du:

Auswahl	Wann	Kennzahlen
§ 13b: Leistung eines Unternehmers aus dem EU-Ausland	sonstige Leistung eines Unternehmers mit Sitz in einem anderen EU-Land	Kz 46 (netto) und 47 (Steuer)
§ 13b: Leistung eines Unternehmers aus dem Drittland	Leistung eines Unternehmers ohne Sitz in der EU, z. B. aus den USA, ohne deutsche Umsatzsteuer	Kz 84 (netto) und 85 (Steuer)

Du trägst nur das Netto aus der Rechnung ein; Haben rechnet die Steuer zum gewählten Satz aus (änderbar). Bezahlt wird der Nettobetrag, der Bankabgleich erwartet also netto. Hat der Lieferant eine USt-IdNr. aus einem anderen EU-Land und steht keine Steuer auf dem Beleg, weist Haben darauf hin.

Gebucht wird (SKR03, SKR04 in Klammern):

• Aufwand netto an Verbindlichkeiten bzw. Privateinlage,
• Vorsteuer nach § 13b auf 1577 (1407) an Umsatzsteuer nach § 13b auf 1787 (3837).

In der Voranmeldung heben sich Steuer und Vorsteuer auf. Als Kleinunternehmer schuldest du die Steuer trotzdem, ziehst aber nichts ab: Sie wird Teil des Aufwands und ist mit der Voranmeldung zu zahlen. Mit Privatanteil ist die Steuer voll geschuldet, abziehbar nur der betriebliche Teil. In der EÜR zählt der gezahlte Nettobetrag; die Steuer an das Finanzamt erscheint dort, wenn sie gezahlt wird.

Bezahlung

Auswahl	Gegenkonto	Folge
Über das Geschäftskonto (Zuordnung beim Bankabgleich)	Verbindlichkeiten	Der Beleg wird nach dem Buchen im Bankabgleich als offener Posten angeboten.
Privat bezahlt (Privateinlage)	Privateinlagen	Der Beleg ist damit erledigt und taucht im Bankabgleich nicht auf.
Bar aus der Kasse (Zeile im Kassenbuch)	Kasse	Beim Buchen entsteht eine Zeile im Kassenbuch. Reicht der Kassenbestand am Belegdatum nicht, lehnt Haben das Buchen ab.

Buchen

Vor dem Buchen müssen Lieferant, Belegdatum und Kategorie gesetzt sein, die Währung Euro sein und mindestens ein Betrag eingetragen sein. Fehlt etwas, steht oberhalb der Knöpfe „Vor dem Buchen: …“.

Beim Buchen legt Haben einen Buchungssatz mit dem Belegdatum an, schreibt ihn fest und sperrt den Beleg. Ab dann lehnen Datenbank-Trigger jede Änderung am Beleg und an seinen Beträgen ab.

Beispiel: Softwarelizenz über 100,00 € netto zu 19 %, über das Geschäftskonto bezahlt:

Konto SKR03	Konto SKR04	Soll	Haben
4964 Software und Lizenzen	6837 Software und Lizenzen	100,00
1576 Vorsteuer 19 %	1406 Vorsteuer 19 %	19,00
1600 Verbindlichkeiten	3300 Verbindlichkeiten		119,00

Bei privater Zahlung steht statt Verbindlichkeiten das Konto Privateinlagen (SKR03 1890, SKR04 2180) im Haben. Vorsteuer zu 7 % geht auf 1571 bzw. 1401. Bei Gutschriften tauschen Soll und Haben die Seiten.

Die Zahlung selbst buchst du im Bankabgleich: Verbindlichkeiten an Bank (siehe bank.md).

Als Kleinunternehmer

Bist du in den Einstellungen als Kleinunternehmer nach § 19 UStG eingetragen, ziehst du keine Vorsteuer ab. Haben bucht dann den Bruttobetrag auf das Aufwandskonto, ohne Vorsteuerzeile und mit dem Steuerschlüssel keineVSt. Im Beispiel oben stünden 119,00 € auf 4964 bzw. 6837. Ob ein Beleg mit oder ohne Vorsteuerabzug gebucht wurde, hält Haben beim Buchen am Beleg fest. Spätere Auswertungen bleiben so richtig, auch wenn sich die Einstellung ändert.

Vorsteuer in der Voranmeldung

Die Vorsteuer eines gebuchten Belegs zählt in der Umsatzsteuer-Voranmeldung für den Monat seines Belegdatums, unabhängig davon, wann er bezahlt wird, und auch bei Ist-Versteuerung. Ungebuchte Belege zählen nicht; die Voranmeldung weist vor dem Senden darauf hin. Belege, die ohne Vorsteuerabzug gebucht wurden, zählen nicht. Siehe umsatzsteuer.md.

Löschen

Löschen gibt es nur für Belege, die noch nicht gebucht sind. Haben fragt einmal nach: Der Knopf heißt dann Endgültig löschen, darüber steht ein Warnhinweis. Erst der zweite Klick löscht den Beleg, die Datei wird aus der Ablage entfernt. Nutzt das Archiv oder der Lexoffice-Umzug dieselbe Datei (gleicher Inhalt, gleicher SHA-256), bleibt sie liegen. Einen gebuchten Beleg kannst du nicht löschen und nicht ändern.

Liste und Status

Die Liste zeigt Datum, Lieferant mit Rechnungsnummer und Quelle (ZUGFeRD, XRechnung, KI oder Hand), Kategorie, Bruttobetrag und Status. Ungebuchte Belege stehen oben; die Zahl „… zu prüfen“ in der Kopfzeile zählt sie.

Status	Bedeutung
Wird ausgelesen	Die KI liest den Beleg gerade. Das Formular ist solange gesperrt. Wurde der Server während der Auslesung neu gestartet, zeigt der Beleg beim nächsten Öffnen einen Fehler, und du liest ihn erneut aus oder füllst ihn von Hand aus.
Zu prüfen	Bereit zur Prüfung, noch nicht gebucht.
Prüfen	Die Auslesung ist fehlgeschlagen; der Grund steht am Beleg.
Gebucht	Festgeschrieben.

Mit Original herunterladen bekommst du die Datei so zurück, wie du sie hochgeladen hast. Für XML und HEIC zeigt Haben keine Vorschau, sondern einen Link zum Öffnen der Datei.

Grenzen

• Nur Belege in Euro lassen sich buchen.
• Nur die Steuersätze 19 %, 7 % und 0 %, je Satz eine Zeile.
• § 13b nur für sonstige Leistungen ausländischer Unternehmer (Kz 46/47 und 84/85), nicht für Bauleistungen, Gebäudereinigung, Gold oder Mobilfunkgeräte, und nicht bei Anlagegütern. Keine innergemeinschaftlichen Erwerbe von Waren.
• Keine Abschreibung über mehrere Jahre; die Kategorie Hardware ist für geringwertige Wirtschaftsgüter gedacht.
• HEIC-Fotos werden abgelegt, aber weder in der Vorschau angezeigt noch von der KI gelesen.