Buchhaltung in Haben (Buchungslogik)

Diese Seite beschreibt, wie Haben bucht: welche Konten es verwendet, welcher Vorgang welchen Buchungssatz erzeugt und wie die Unveränderbarkeit nach GoBD technisch abgesichert ist. Sie richtet sich an Nutzer, die ihre Buchungen nachvollziehen wollen, und an Steuerberatungen.

Grundsätze

• Beträge in Cent. Alle Geldbeträge sind ganze Cent (integer), Steuersätze Basispunkte (1900 = 19 %). Es gibt keine Gleitkommarechnung mit Geld. Rechnungen runden die Steuer je Steuersatz auf die Summe der Positionen, nicht je Position.
• Doppelte Buchführung im Hintergrund. Jeder buchungsrelevante Vorgang erzeugt eine Buchung (journal_entries) mit mindestens zwei Zeilen (journal_lines), je Zeile Konto, Soll oder Haben und Steuerschlüssel. Die Auswertungen und die Voranmeldung rechnet Haben aus den zugrunde liegenden Rechnungen, Zahlungen und Belegen; das Journal dokumentiert dieselben Vorgänge in Kontenform. Ein Abgleich prüft, dass beides übereinstimmt.
• Festschreibung ab Entstehung. Eine Buchung wird in derselben Datenbanktransaktion angelegt und festgeschrieben, in der der Vorgang passiert. Geschrieben wird das Journal nur an einer Stelle, dem Hauptbuch (ledger.post in apps/web/src/server/modules/buchhaltung/ledger.ts). Beim Festschreiben prüft ein Trigger, dass Soll gleich Haben ist und die Buchung mindestens eine Zeile hat; eine Buchung, die beim Commit nicht festgeschrieben ist, lehnt die Datenbank ab.
• Korrektur nur per Gegenbuchung. Festgeschriebene Buchungen, Rechnungen, Belege und gesendete Voranmeldungen lassen sich nicht ändern oder löschen. Eine Rechnung wird storniert oder korrigiert, eine Zahlungszuordnung per Gegenzeile und Gegenbuchung aufgehoben, eine Voranmeldung berichtigt.
• Ein Kontenrahmen je Buchung. Jede Buchung speichert den Kontenrahmen, mit dem sie entstanden ist, und das ist immer der aus den Firmendaten (die Datenbank prüft das beim Einfügen). Ein Wechsel des Kontenrahmens in den Einstellungen gilt nur für künftige Buchungen und ist nur möglich, solange es im laufenden Jahr noch keine Buchung gibt.

GoBD: Unveränderbarkeit in der Datenbank

Die Sperren stecken nicht nur im Anwendungscode, sondern als Trigger in Postgres (apps/web/drizzle/0001_festschreibung.sql und folgende *_trigger.sql). Sie greifen also auch bei SQL von Hand, etwa mit psql. Gegen Absicht schützen sie nicht: Wer als Eigentümer der Tabellen verbunden ist, wie die App selbst, kann Trigger abschalten. Bei einer selbst gehosteten Installation hat der Betreiber ohnehin vollen Zugriff auf den Server; die Trigger verhindern Versehen und Programmfehler.

Art	Tabellen	Wirkung
Festschreibung	journal_entries, invoices, documents, vat_returns	UPDATE und DELETE werden abgelehnt, sobald locked_at gesetzt ist
Abhängige Zeilen	journal_lines, invoice_lines, invoice_taxes, quote_lines, document_amounts	Einfügen, Ändern und Löschen abgelehnt, wenn die Buchung, Rechnung bzw. der Beleg festgeschrieben ist; auch das Umhängen einer Zeile aus einer festgeschriebenen Buchung oder in sie hinein
Nur anhängen	audit_log, seals, vat_return_submissions, contact_versions, bank_imports, bank_transactions, allocations, archive_files, datev_bookings, lexoffice_vouchers, lexoffice_voucher_files, asset_depreciations, pauschalen, cash_entries	UPDATE und DELETE immer abgelehnt (audit_log auch TRUNCATE)
Kontakte	contacts	Löschen abgelehnt; jede Änderung erhöht die Version und legt eine Kopie in contact_versions ab
Angebote	quotes	Nach dem Festschreiben nur noch Antwort des Kunden und Verweis auf die Rechnung änderbar, Löschen abgelehnt
Nummernkreis	invoice_number_counters, quote_number_counters	Zähler darf nicht sinken, Zeilen nicht gelöscht werden
Anlagen	assets	Sobald AfA oder Eröffnung gebucht ist, sind Art, Abschreibung, Konto, Datum, Kosten, Nutzungsdauer und Übernahmewerte fest; Löschen nur ohne Buchung und ohne Beleg
Zuordnungen	allocations	Vorzeichen muss dem Bankumsatz entsprechen, die Summe darf den Umsatz nicht übersteigen
Hauptbuch	journal_entries	Eine Buchung ist beim Commit festgeschrieben, sonst wird die Transaktion abgelehnt; ihr Kontenrahmen ist der aus den Firmendaten (0065_hauptbuch_sperren.sql)
Firmendaten	company	Kontenrahmen, Versteuerung und das Einschalten von § 19 UStG werden abgelehnt, sobald im laufenden Jahr (deutsche Zeit) gebucht ist

Änderungsprotokoll

Trigger schreiben jede Änderung an den wichtigen Tabellen mit altem und neuem Wert als JSON in audit_log: Firmendaten, Zertifikate, Voranmeldungen und Übermittlungen, Kontakte, Rechnungen, Buchungen, Nummernkreis, Belege, Bankkonten, Importe, Zuordnungen, Archivdateien, Lexoffice-Abrufe und -Verbindung. Weggelassen werden Binärdaten und große Nachrichten, die unveränderlich in ihrer eigenen Tabelle stehen, sowie verschlüsselte Inhalte, nämlich die Spalten pdf, protocol_pdf, xml, logo, request_xml, response_xml, server_response_xml, abholung (VaSt), ciphertext und pin_ciphertext. Bei Tabellen ohne id (Nummernkreise, Angaben zur Einkommensteuer) steht das Jahr als Zeilenkennung im Protokoll.

Jede schreibende Aktion läuft in einer Transaktion, die vorher haben.actor auf die ID des angemeldeten Nutzers setzt (withActor in apps/web/src/server/db/actor.ts). Der Trigger übernimmt diesen Wert in die Spalte actor. So ist jede Änderung einer Person zugeordnet.

Manipulationserkennung: Hash-Kette und Siegel

Die Trigger oben verhindern Versehen, aber wer die Datenbank direkt ändern kann (Betreiber, Wiederherstellung eines Backups), kommt an ihnen vorbei. Damit solche Änderungen auffallen, verkettet Haben das Änderungsprotokoll und versiegelt festgeschriebene Datensätze (apps/web/drizzle/0063_hash_kette_trigger.sql).

• Hash-Kette: Jeder Eintrag in audit_log bekommt eine lückenlose Nummer seq, den Hash seines Vorgängers prev_hash und seinen eigenen row_hash = SHA-256(prev_hash ‖ Inhalt). Der Inhalt sind Nummer, Zeitpunkt (UTC), Nutzer, Tabelle, Zeile, Aktion, alter und neuer Wert, so wie sie gespeichert sind. Der Trigger nimmt eine Sperre bis zum Ende der Transaktion; parallele Transaktionen verketten also nacheinander, und die Kette verzweigt nie. Unter REPEATABLE READ oder SERIALIZABLE lehnt er ab, weil dort der Vorgänger aus einer anderen Transaktion unsichtbar sein könnte (Haben selbst arbeitet immer mit READ COMMITTED). Den Kopf der Kette (letzte Nummer und Hash) hält die einzeilige Tabelle audit_chain; ein Trigger schreibt ihn beim Commit fort, sonst darf sie niemand ändern. Er zeigt, ob am Ende der Kette Einträge fehlen.
• Siegel: Wird eine Buchung, Rechnung, ein Beleg oder eine Voranmeldung festgeschrieben, legt ein Trigger in seals einen SHA-256 über den Datensatz und seine abhängigen Zeilen ab: Buchungszeilen, Rechnungspositionen und Steuerbeträge je Satz, Beträge des Belegs. Das PDF einer Rechnung zählt mit, nicht nur seine Prüfsumme. Diese Zeilen stehen sonst nicht im Audit-Log. Das Siegel merkt sich, über welche Spalten es gebildet ist; Spalten, die eine spätere Version von Haben ergänzt, ändern es nicht. Kassenbuch, Zuordnungen, Pauschalen und AfA sind ohnehin nur anhängbar; jede ihrer Zeilen bekommt ihr Siegel schon beim Anlegen. Betrag, Datum und Konto stecken zusätzlich in der versiegelten Buchung, das Siegel der Zeile schützt auch, was nur dort steht: laufende Nummer, Art und Text im Kassenbuch, Rechnung oder Beleg einer Zuordnung, Angaben einer Pauschale (Kilometer, Tage), Abgang und Privatnutzung der AfA. Das Siegel steht selbst als Eintrag in der Kette.
• Bestand: Beim Update verkettet die Migration die vorhandenen Einträge in der Reihenfolge ihrer ID und versiegelt alles schon Festgeschriebene (genesis = true). Ein Eintrag der Migration im Protokoll weist darauf hin. Für die Zeit davor bezeugt die Kette nichts.

Prüfen unter Einstellungen › Export › Änderungsprotokoll prüfen: „Kette prüfen“ rechnet jeden Hash und jedes Siegel nach und meldet geänderte, gelöschte oder fehlende Einträge, einen Kopf, der nicht zum Ende passt, festgeschriebene Datensätze ohne oder mit abweichendem Siegel, aufgehobene Festschreibungen und Siegel, die nicht zu ihrem Eintrag in der Kette passen.

Was die Kette nicht kann: Sie verhindert keine Änderung, sie macht sie sichtbar. Wer vollen Zugriff hat, kann nach einer Änderung auch die ganze Kette und alle Siegel neu berechnen; dann ist sie in sich wieder stimmig. Das fällt nur mit einem Prüfwert auf, der außerhalb des Servers liegt und zu dem der Eintrag dieser Nummer nicht mehr passt. Deshalb:

• schickt Haben den Prüfwert (Nr. <seq> · <Hash>) einmal pro Woche per E-Mail an die Adresse für Erinnerungen, wenn sich etwas geändert hat (abschaltbar unter Einstellungen › E-Mail),
• steht er im Jahresarchiv in protokoll/pruefwert.txt.

Ein aufbewahrter Prüfwert lässt sich unter „Änderungsprotokoll prüfen“ einfügen und vergleichen. Haben vergleicht dann den Hash des Eintrags dieser Nummer und rechnet die Kette bis dorthin nach. Stimmt beides, sind die Einträge bis zu dieser Nummer unverändert. Ob die festgeschriebenen Daten noch zu ihren Siegeln passen, zeigt „Kette prüfen“. Fehlt der Eintrag, wurde entweder ein älteres Backup eingespielt oder es wurden Einträge gelöscht. Eine stärkere Absicherung sind schreibgeschützte Backups (z. B. Object Lock) oder später ein qualifizierter Zeitstempel (RFC 3161) auf den Prüfwert.

Die wöchentliche Mail prüft vorher Kette und Siegel und vergleicht den Prüfwert der letzten Mail mit dem Eintrag dieser Nummer. Befunde stehen in der Mail, auch wenn ohne neuen Eintrag manipuliert wurde.

Nicht abgedeckt sind direkte Änderungen an Tabellen ohne Siegel: Mahnungen, Übermittlungen an ELSTER, Anlagen (die Stammdaten; ihre AfA ist versiegelt), Kontaktversionen und Angebote. Ihr Anlegen steht in der Kette, eine spätere stille Änderung der Zeile selbst findet die Prüfung aber nicht. Bankumsätze (bank_transactions) stehen gar nicht im Audit-Log; ihre Auszugsdatei ist über bank_imports mit SHA-256 erfasst.

Abgleich von Journal, Umsatzsteuer und EÜR

Voranmeldung und EÜR rechnet Haben aus Rechnungen, Belegen, Zuordnungen, Pauschalen und dem Anlagenverzeichnis. Das Journal bucht dieselben Vorgänge getrennt davon. Beides muss übereinstimmen. Weicht es ab, ist eine der beiden Rechnungen falsch, oder jemand hat Daten an Haben vorbei geändert. Der Abgleich steht in apps/web/src/server/modules/auswertungen/abgleich.ts.

Bereich	Verglichen wird	Journal
Voranmeldung, je Monat	Umsatzsteuer 19 % (Kz 81) und 7 % (Kz 86)	Saldo der Konten Umsatzsteuer 19 % und 7 %, ohne die Privatnutzung von Fahrzeugen
	Umsatzsteuer nach § 13b (Kz 47, 85)	Saldo des Kontos „Umsatzsteuer nach § 13b“
	Vorsteuer (Kz 66)	Saldo der Vorsteuerkonten 19 % und 7 %
	Vorsteuer nach § 13b (Kz 67)	Saldo des Kontos „Abziehbare Vorsteuer nach § 13b“
EÜR, je Jahr	Pauschalen	Aufwandskonten der Pauschalen
	Umsatzsteuer an das Finanzamt abzüglich Erstattungen	Konto Umsatzsteuer-Vorauszahlungen
	AfA, GWG, Sammelposten, Restbuchwert	AfA-Konten und Restbuchwert, sobald die AfA des Jahres gebucht ist
	Private Kfz-Nutzung und die Umsatzsteuer darauf	Erlöskonten der Privatnutzung und Umsatzsteuer 19 % aus den Buchungen der Anlagen, ebenfalls erst nach der AfA

Nicht verglichen werden:

• Einnahmen und Ausgaben der EÜR. Die EÜR rechnet nach Zahlung, das Journal bucht Rechnungen und Belege zum Rechnungs- bzw. Belegdatum. Zwischen beiden liegen Forderungen und Verbindlichkeiten.
• Privatnutzung von Fahrzeugen in der Voranmeldung. Sie zählt monatlich, gebucht wird sie erst mit der AfA im Dezember. Abgeglichen wird sie deshalb mit der EÜR, sobald das Jahr gebucht ist.

Wo der Abgleich erscheint: in der Vorprüfung der Voranmeldung, unter Einstellungen › Export › Änderungsprotokoll prüfen und in der wöchentlichen Mail mit dem Prüfwert. Eine Abweichung ist kein Beweis für eine Manipulation, aber ein Widerspruch in den Büchern. Kläre ihn, bevor du die Voranmeldung sendest.

Ist- und Soll-Versteuerung

Die Versteuerungsart wird unter Einstellungen festgelegt. Sie bestimmt, wann die Umsatzsteuer fällig wird:

• Soll: mit der Rechnung. Die Rechnungsbuchung geht direkt auf das Konto „Umsatzsteuer“, die Voranmeldung zählt nach Rechnungsdatum.
• Ist: mit dem Zahlungseingang. Die Rechnungsbuchung geht auf „Umsatzsteuer nicht fällig“. Beim Zahlungseingang wird der Steueranteil der Zahlung auf „Umsatzsteuer“ umgebucht, bei Teilzahlungen anteilig; die Voranmeldung zählt nach Buchungstag des Zahlungseingangs.

Die Vorsteuer zählt in beiden Fällen nach Belegdatum. Haben liest die Einstellung bei jeder Buchung neu. Ein Wechsel während offener Rechnungen würde Zahlungs- und Rechnungsbuchung auseinanderbringen (etwa bliebe Steuer auf „Umsatzsteuer nicht fällig“ stehen) und ihre Umsatzsteuer doppelt oder gar nicht anmelden. Haben sperrt deshalb den Wechsel, solange Rechnungen offen sind oder es im laufenden Jahr schon Buchungen gibt (apps/web/src/server/modules/stammdaten/settings-guard.ts, siehe Erste Schritte). Die Versteuerungsart sollte vor der ersten Rechnung feststehen und nur in Absprache mit der Steuerberatung geändert werden. Die EÜR ist unabhängig davon immer eine Zufluss-Abfluss-Rechnung (siehe Auswertungen).

Voranmeldungen und Umsatzsteuererklärung rechnen ein Jahr nach der Versteuerung, nach der es gebucht ist, nicht nach der aktuellen Einstellung. Maßgeblich ist, was beim Anlegen der ersten Buchung des Jahres eingestellt war; das steht im Änderungsprotokoll der Firmendaten (versteuerungForYear in apps/web/src/server/modules/stammdaten/company.ts). Ohne Buchung im Jahr gilt die aktuelle Einstellung. Stellst du zum Jahreswechsel um, rechnen die Monate des Vorjahres und die Umsatzsteuererklärung dafür, die du erst im neuen Jahr abgibst, also weiter nach dem alten Verfahren.

Kontenrahmen

Haben bucht nach SKR03 oder SKR04. Die Zuordnung steht in packages/core/src/posting.ts (ACCOUNTS, ACCOUNT_NAMES, EXPENSE_CATEGORIES).

[!IMPORTANT] Die Konten sind sorgfältig gewählt, aber nicht von einer Steuerberatung abgenommen. Sie sollten vor dem Echtbetrieb mit der Steuerberatung abgeglichen werden, besonders wenn diese mit den Daten weiterarbeitet.

Bestands- und Steuerkonten

Zweck	SKR03	SKR04
Bank (alle Bankkonten auf einem Finanzkonto)	1200	1800
Forderungen aus Lieferungen und Leistungen	1400	1200
Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen	1600	3300
Erlöse 19 % USt	8400	4400
Erlöse 7 % USt	8300	4300
Erlöse (ohne USt)	8200	4200
Erlöse aus im anderen EU-Land steuerpflichtigen sonstigen Leistungen (Reverse Charge)	8336	4336
Erlöse aus im Drittland steuerbaren Leistungen	8338	4338
Steuerfreie Umsätze § 4 Nr. 8 ff. UStG	8100	4100
Erlöse als Kleinunternehmer § 19 UStG	8195	4185
Umsatzsteuer 19 %	1776	3806
Umsatzsteuer 7 %	1771	3801
Umsatzsteuer nicht fällig 19 %	1766	3816
Umsatzsteuer nicht fällig 7 %	1761	3811
Vorsteuer 19 %	1576	1406
Vorsteuer 7 %	1571	1401
Umsatzsteuer-Vorauszahlungen	1780	3820
Privatentnahmen	1800	2100
Privateinlagen	1890	2180
Geldtransit	1360	1460
Nebenkosten des Geldverkehrs	4970	6855
Saldenvorträge Sachkonten	9000	9000

Achtung bei der Nummer 1200: In SKR03 ist das die Bank, in SKR04 die Forderungen; in SKR03 ist 1800 die Privatentnahme, in SKR04 die Bank.

Aufwandskonten der Belegkategorien

Jeder Beleg bekommt eine Kategorie. Sie bestimmt das Aufwandskonto und die Zeile in der EÜR.

Kategorie	SKR03	SKR04
Software und Lizenzen	4964	6837
Hosting und IT-Dienste	4806	6495
Hardware (GWG bis 800 € netto)	0480	0670
Telefon	4920	6805
Internet	4925	6810
Bürobedarf	4930	6815
Fachliteratur	4940	6820
Fortbildung	4945	6821
Reisekosten: Fahrten	4673	6673
Reisekosten: Übernachtung	4676	6680
Porto	4910	6800
Werbung	4600	6600
Bewirtung von Geschäftspartnern (70 % abziehbar)	4650	6640
Geschenke an Geschäftspartner (bis 50 € je Empfänger und Jahr)	4630	6610
Rechts- und Beratungskosten	4950	6825
Buchführung und Steuerberatung	4955	6830
Fremdleistungen	3100	5900
Kontoführung und Gebühren	4970	6855
Versicherungen	4360	6400
Beiträge	4380	6420
Sonstiger Aufwand	4900	6300

Hardware wird als geringwertiges Wirtschaftsgut voll im Jahr der Zahlung abgezogen. Anlagevermögen mit Abschreibung kennt Haben nicht.

Buchungssätze

Die Tabellen zeigen je Vorgang die Zeilen einer Buchung. Bei mehreren Steuersätzen entstehen Erlös-, Aufwands- und Steuerzeilen je Satz; Zeilen mit 0 € entfallen. Negative Beträge (Storno, Korrektur, Gutschrift, Rückzahlung) drehen Soll und Haben.

Rechnung festschreiben

Beim Festschreiben einer Ausgangsrechnung, gebucht auf das Rechnungsdatum. Beschreibung: Rechnung <Nummer> · <Kunde>.

Konto SKR03	Konto SKR04	Soll	Haben
1400 Forderungen	1200 Forderungen	brutto
8400 / 8300 / 8200 Erlöse	4400 / 4300 / 4200 Erlöse		netto je Satz
Soll: 1776 / 1771 Umsatzsteuer	Soll: 3806 / 3801 Umsatzsteuer		Steuer je Satz
Ist: 1766 / 1761 USt nicht fällig	Ist: 3816 / 3811 USt nicht fällig		Steuer je Satz

Rechnungen ohne Steuerausweis (siehe Rechnungen) haben keine Steuerzeile und gehen auf ein eigenes Erlöskonto, bei Ist- wie bei Soll-Versteuerung. Beispiel Reverse Charge über 1.000,00 €:

Konto SKR03	Konto SKR04	Soll	Haben
1400 Forderungen	1200 Forderungen	1.000,00
8336 Erlöse Reverse Charge	4336 Erlöse Reverse Charge		1.000,00

Leistungen ins Drittland gehen auf 8338 bzw. 4338, steuerfreie Umsätze nach § 4 UStG auf 8100 bzw. 4100, Kleinunternehmer-Rechnungen auf 8195 bzw. 4185.

Stornorechnung und Rechnungskorrektur

Eine Stornorechnung ist eine neue Rechnung mit allen Positionen der ursprünglichen, negativ, und wird sofort festgeschrieben. Eine Rechnungskorrektur entsteht als Entwurf mit negativen Positionen, die angepasst werden; sie muss den Betrag mindern. Beide bekommen eine eigene Nummer, verweisen auf die ursprüngliche Rechnung, übernehmen deren Umsatzsteuer-Behandlung und werden wie oben gebucht, mit gedrehten Seiten:

Konto SKR03	Konto SKR04	Soll	Haben
8400 / 8300 / 8200 Erlöse	4400 / 4300 / 4200 Erlöse	netto je Satz
1776 / 1771 bzw. 1766 / 1761	3806 / 3801 bzw. 3816 / 3811	Steuer je Satz
1400 Forderungen	1200 Forderungen		brutto

Buchungsdatum ist das Datum der Storno- bzw. Korrekturrechnung.

War die ursprüngliche Rechnung schon bezahlt, bleibt die Stornorechnung mit dem gezahlten Betrag offen. Die Rückzahlung wird ihr im Bankabgleich zugeordnet und wie ein Zahlungseingang mit negativem Betrag gebucht (Forderungen an Bank, bei Ist-Versteuerung zusätzlich Umsatzsteuer an „Umsatzsteuer nicht fällig“). Bei aus Lexoffice übernommenen Rechnungen gehen Storno und Korrektur gegen den Saldenvortrag statt gegen die Erlöse, siehe Eröffnungsbuchungen.

Zahlungseingang auf eine Rechnung

Beim Zuordnen eines Bankumsatzes zu einer Rechnung im Bankabgleich, gebucht auf den Buchungstag des Umsatzes. Beschreibung: Zahlung <Nummer> · <Gegenpartei>.

Konto SKR03	Konto SKR04	Soll	Haben
1200 Bank	1800 Bank	Zahlbetrag
1400 Forderungen	1200 Forderungen		Zahlbetrag

Bei Ist-Versteuerung kommt die Umbuchung des Steueranteils dazu:

Konto SKR03	Konto SKR04	Soll	Haben
1766 / 1761 USt nicht fällig	3816 / 3811 USt nicht fällig	Steueranteil je Satz
1776 / 1771 Umsatzsteuer	3806 / 3801 Umsatzsteuer		Steueranteil je Satz

Der Steueranteil ist Zahlbetrag mal Steuer durch Bruttobetrag der Rechnung, je Satz gerundet; ein Rundungsrest geht auf den Satz mit der größten Bemessungsgrundlage. Bezahlt ein Kunde in Raten, wird jede Rate so gebucht.

Beleg buchen

Beim Buchen eines Eingangsbelegs, gebucht auf das Belegdatum. Beschreibung: Beleg <Rechnungsnummer> · <Lieferant>. Die Beträge je Satz kommen vom Beleg, Haben rechnet die Steuer nicht nach.

Konto SKR03	Konto SKR04	Soll	Haben
Aufwandskonto der Kategorie	Aufwandskonto der Kategorie	netto je Satz
1576 / 1571 Vorsteuer	1406 / 1401 Vorsteuer	Steuer je Satz
Zahlung „Bank“: 1600 Verbindlichkeiten	Zahlung „Bank“: 3300 Verbindlichkeiten		brutto
Zahlung „privat“: 1890 Privateinlagen	Zahlung „privat“: 2180 Privateinlagen		brutto

Ein privat bezahlter Beleg ist damit erledigt. Ein über die Bank zu zahlender bleibt als Verbindlichkeit offen, bis die Zahlung im Bankabgleich zugeordnet ist. Gutschriften (negative Beträge) drehen die Seiten.

Bist du als Kleinunternehmer eingetragen, entfällt die Vorsteuerzeile: Der Bruttobetrag je Satz geht mit dem Steuerschlüssel keineVSt auf das Aufwandskonto. Ob mit oder ohne Vorsteuerabzug gebucht wurde, speichert Haben am Beleg (documents.vorsteuer_abzug), damit Voranmeldung und EÜR auch nach einem späteren Wechsel stimmen.

Zahlung eines Belegs

Beim Zuordnen eines Bankumsatzes zu einem gebuchten Beleg, gebucht auf den Buchungstag. Beschreibung: Zahlung Beleg <Nummer> · <Lieferant>.

Konto SKR03	Konto SKR04	Soll	Haben
1600 Verbindlichkeiten	3300 Verbindlichkeiten	Zahlbetrag
1200 Bank	1800 Bank		Zahlbetrag

Bankumsätze ohne Rechnung oder Beleg

Im Bankabgleich lassen sich Umsätze ohne Rechnung oder Beleg einer von vier Arten zuordnen. Gebucht wird Bank gegen ein Gegenkonto, auf den Buchungstag. Bei einem Ausgang (negativer Betrag) steht die Bank im Haben, bei einem Eingang im Soll.

Art	Gegenkonto SKR03	Gegenkonto SKR04	Ausgang	Eingang
Privat	1800 Privatentnahmen bzw. 1890 Privateinlagen	2100 Privatentnahmen bzw. 2180 Privateinlagen	Entnahme an Bank	Bank an Einlage
Geldtransit (eigenes Konto)	1360	1460	Geldtransit an Bank	Bank an Geldtransit
Umsatzsteuer an das Finanzamt	1780	3820	Vorauszahlung an Bank	Bank an Vorauszahlung (Erstattung)
Kontoführung und Bankgebühren	4970	6855	Gebühren an Bank	Bank an Gebühren
Mahngebühren und Verzugszinsen	2650 Sonstige Zinsen und ähnliche Erträge	7100	–	Bank an Zinserträge, ohne Umsatzsteuer

Beispiel Bankgebühr von 9,90 € in SKR03:

Konto SKR03	Konto SKR04	Soll	Haben
4970 Nebenkosten des Geldverkehrs	6855 Nebenkosten des Geldverkehrs	9,90
1200 Bank	1800 Bank		9,90

Zuordnung aufheben

Eine Zuordnung wird nicht gelöscht. Haben legt eine Gegenzeile mit negativem Betrag an (allocations.reverses_id) und bucht eine Gegenbuchung mit allen Zeilen der ursprünglichen Buchung, Soll und Haben vertauscht. Sie verweist über reverses_id auf die ursprüngliche Buchung, trägt die Beschreibung Storno: … und das Datum des Bankumsatzes. Danach ist der Umsatz wieder offen und kann neu zugeordnet werden.

Eröffnungsbuchungen für offene Posten aus Lexoffice

Beim Umzug aus Lexoffice lassen sich unbezahlte Rechnungen und Eingangsbelege übernehmen. Erlös bzw. Aufwand stehen schon in den alten Büchern, deshalb bucht Haben gegen den Saldenvortrag, auf das Datum der Übernahme.

Offene Rechnung bei Ist-Versteuerung (die Steuer ist noch nicht angemeldet und wird mit dem Zahlungseingang fällig):

Konto SKR03	Konto SKR04	Soll	Haben
1400 Forderungen	1200 Forderungen	brutto
1766 / 1761 USt nicht fällig	3816 / 3811 USt nicht fällig		Steuer je Satz
9000 Saldenvorträge	9000 Saldenvorträge		netto

Offene Rechnung bei Soll-Versteuerung (die Steuer ist schon angemeldet):

Konto SKR03	Konto SKR04	Soll	Haben
1400 Forderungen	1200 Forderungen	brutto
9000 Saldenvorträge	9000 Saldenvorträge		brutto

Offener Eingangsbeleg (die Vorsteuer ist schon angemeldet):

Konto SKR03	Konto SKR04	Soll	Haben
9000 Saldenvorträge	9000 Saldenvorträge	brutto
1600 Verbindlichkeiten	3300 Verbindlichkeiten		brutto

Die spätere Zahlung wird wie jede andere gebucht. Für die Voranmeldung zählt bei Soll-Versteuerung eine übernommene Rechnung nicht noch einmal, ebenso wenig die Vorsteuer eines übernommenen Belegs.

Anlagen und AfA

Ein Beleg mit der Kategorie „Anlagegut“ bucht den Nettobetrag auf das Anlagekonto statt in den Aufwand (ohne Vorsteuerabzug den Bruttobetrag). Zum Jahresende bucht AfA … buchen je Anlage AfA-Konto an Anlagekonto, beim Abgang zusätzlich den Restbuchwert (2310 bzw. 6895) an Anlagekonto. Übernommene Anlagen bekommen mit der ersten AfA ihre Eröffnung Anlagekonto an 9000. Konten und Beispiele stehen unter Anlagen und AfA.

Pauschalen ohne Beleg

Homeoffice-Tage, Fahrten mit dem Privatfahrzeug und Verpflegungsmehraufwand bucht Haben beim Eintragen als Aufwand an Privateinlage (1890 bzw. 2180):

Pauschale	SKR03	SKR04
Homeoffice-Tagespauschale	4288	6348
Fahrten mit dem Privatfahrzeug	4673	6673
Verpflegungsmehraufwand	4674	6674

Ein Storno ist eine Gegenbuchung am selben Tag. Sätze und Grenzen stehen unter Pauschalen.

Steuerschlüssel und Kennzahlen

Erlös-, Aufwands- und Steuerzeilen tragen einen Steuerschlüssel. Forderungen, Verbindlichkeiten, Bank, Privat- und Saldenvortragskonten bleiben ohne; ebenso die Zeilen der Eröffnungsbuchungen.

Schlüssel	Satz	Kennzahl der Voranmeldung	Bedeutung
USt19	19 %	81	Umsatzsteuer 19 %
USt7	7 %	86	Umsatzsteuer 7 %
frei	0 %	–	Ohne Umsatzsteuer (regulär besteuert)
RC	0 %	21	Reverse Charge, Leistung im EU-Ausland
Drittland	0 %	45	Nicht steuerbar, Leistungsort im Drittland
Steuerfrei	0 %	48	Steuerfrei ohne Vorsteuerabzug
KU	0 %	–	Kleinunternehmer § 19 UStG
VSt19	19 %	66	Vorsteuer 19 %
VSt7	7 %	66	Vorsteuer 7 %
keineVSt	0 %	–	Ohne Vorsteuer, auch für Belege von Kleinunternehmern

Die Kennzahlen der Voranmeldung rechnet Haben aus denselben Quellen wie die Buchungen (apps/web/src/server/modules/umsatzsteuer/vat-figures.ts):

• Kz 81 und 86: Bemessungsgrundlagen der regulär besteuerten Rechnungen zu 19 % bzw. 7 %, bei Soll aus den festgeschriebenen Rechnungen des Monats, bei Ist aus den zugeordneten Zahlungseingängen des Monats, anteilig je Zahlung. ELSTER bekommt sie in vollen Euro, die Steuer wird daraus neu berechnet.
• Kz 21, 45 und 48: Bemessungsgrundlagen der Rechnungen mit Reverse Charge, ins Drittland bzw. steuerfrei nach § 4 UStG, in vollen Euro und ohne Steuer. Kz 45 und 48 zählen wie Kz 81, Kz 21 immer nach Rechnungsdatum.
• Kz 66: Vorsteuer aus den gebuchten Belegen des Monats nach Belegdatum, ohne Belege, die ohne Vorsteuerabzug gebucht sind.
• Kz 83: Umsatzsteuer aus Kz 81 und 86 minus Kz 66.

Regulär besteuerte Umsätze zu 0 % (Schlüssel frei) meldet Haben nicht; die Vorprüfung weist darauf hin, damit sie an der Rechnung als Reverse Charge, Drittland oder steuerfrei eingestellt werden können, falls das zutrifft.

Die Seite „Buchungen“

Unter Buchungen steht das Journal je Monat, neueste zuerst, mit Pfeilen zum Vor- und Folgemonat. Jede Buchung ist eine Zeile: - Datum und Herkunft („Rechnung“, „Beleg“, „Bank“, „Anlage“ oder „Gegenbuchung“). Ein Klick auf die Herkunft öffnet den Vorgang. - Buchungstext. - Soll- und Habenkonto, jeweils das größte. Weitere Konten stehen als „+n“ daneben. - Betrag und Steuerschlüssel.

Der Pfeil links klappt alle Buchungszeilen mit Soll, Haben und Steuerschlüssel auf.

Darüber lässt sich nach Herkunft, Kontonummer und Text filtern. Unten stehen die Zahl der Buchungen und ihre Summe.

Die Seite ist nur lesend; gebucht wird ausschließlich über Rechnungen, Belege und den Bankabgleich. Ein Klick auf eine Kontonummer öffnet das Kontenblatt des Monats.

Die Seite „Konten“

Unter Konten stehen oben Kacheln: - Bankstand laut Buchungen. - Offene Forderungen und offene Verbindlichkeiten. - Fällige Umsatzsteuer nach Vorsteuer und Vorauszahlungen. - Erlöse minus Aufwand im Zeitraum.

Bank und Umsatzsteuer rechnen ab Jahresbeginn, ein Vortrag aus dem Vorjahr fehlt.

Darunter steht die Saldenliste: jedes bebuchte Konto des Jahres, Quartals oder Monats mit Soll, Haben und Saldo. - Gruppierung: Die Konten stehen nach Kontenklasse, also nach der ersten Ziffer der Kontonummer. Im SKR03 sind das etwa 1 Finanz- und Privatkonten, 4 Betriebliche Aufwendungen und 8 Erlöskonten. Jede Klasse hat eine Zwischensumme und lässt sich einklappen. - Eröffnung: Sie ist der Saldo ab Jahresbeginn bis zum Beginn des gewählten Zeitraums. Die Spalte erscheint nur, wenn es vorher schon Buchungen gab. - Salden in Alltagssprache: Erlöse und Aufwand stehen als positiver Betrag. Bei Bestandskonten wie Bank, Forderungen oder Steuern steht dazu „Guthaben“ oder „Schuld“. Die Buchhaltungsseite, S für Soll und H für Haben, steht klein daneben. - Summe: Soll und Haben sind in der Summe immer gleich, sonst wäre eine Buchung nicht ausgeglichen. - Suche: „Konto suchen“ filtert nach Nummer oder Name.

Ein Klick auf ein Konto öffnet das Kontenblatt. Es zeigt: - Eröffnung, Bewegungen und Endsaldo als Kacheln. - Den Saldoverlauf als Diagramm. Beim Darüberfahren erscheinen Datum, Saldo und Buchung. - Jede Buchung mit Datum, Text, Gegenkonten, Herkunft, Soll, Haben und laufendem Saldo.

Über ein Quartal oder Jahr kommt eine Zwischensumme je Monat dazu. Gegenkonten und Herkunft sind verlinkt.

Am Handy werden die Tabellen zu Karten. Das Diagramm lässt sich dort waagrecht verschieben.

Beides gibt es über „CSV“ als Datei, im selben Format wie die übrigen Exporte (Semikolon, Dezimalkomma, UTF-8 mit BOM), etwa für die Steuerberatung oder zum Abgleich mit Lexoffice.

Dasselbe Journal steht im Jahresexport als buchungen/journal.csv, eine Zeile je Buchungszeile, mit Buchungs-ID, Quelle, Kontenrahmen und Verweis auf die Ursprungsbuchung bei Gegenbuchungen.

Was Haben nicht bucht

• Gebäude, degressive AfA, Sonderabschreibungen und Investitionsabzugsbetrag
• Sachentnahmen, Fahrtenbuch und Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte
• Innergemeinschaftliche Lieferungen und Erwerbe von Waren; § 13b als Leistungsempfänger nur für sonstige Leistungen ausländischer Unternehmer
• Lohn und Fremdwährung
• Abschlussbuchungen und Saldenvorträge zum Jahreswechsel (außer für übernommene offene Posten)

[!NOTE] Haben ersetzt keine Steuerberatung. Arbeitet die Steuerberatung mit den Daten weiter, bekommt sie das Journal aus dem Jahresexport; die Kontenzuordnung sollte einmal mit ihr abgestimmt werden.